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a- Notions de base
L’exploitation du système 3COH exige la maîtrise d’un certain nombre de concepts par l’usager. Ceux-ci sont notamment définis dans la section « Paramètres » du logiciel. Il s’agira àtitre d’exemple, des notions d’ « usager », de « profil », de « journal », de « transaction », etc. Cette leçon permettra de faire le survol de 2 modules : UMS (Utilitaires de maintenance du système) et PARAMÈTRES dont l’usage est normalement réservé àl’administrateur du système.
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b- Installation du système
La première étape de la mise en exploitation du système est l’installation du logiciel et de son environnement sur l’équipement de l’établissement, serveur et postes de travail. Installation du logiciel, mise en place du système de gestion de la base de données, configuration des postes, définition des usagers font partie du contenu de cette leçon.
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c- Paramétrage de base
Le « paramétrage » du système, c’est-à-dire l’adaptation de celui-ci aux spécificités de l’établissement, est une étape essentielle dans la mise en œuvre du logiciel. Réalisé par l’administrateur du système, en collaboration avec les usagers concernés, le paramétrage consiste àdéfinir les règles de gestion propres àl’établissement. Ces règles prennent généralement la forme de « tables » àrenseigner. L’objectif de cette leçon est de présenter les différents paramètres du système et la façon de les renseigner, soit par saisie directe, soit par importation de fichiers.
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i. Comptabilité générale
La comptabilité générale est le socle sur lequel repose l’édifice 3COH. A cause de leur statut d’EPA (qui devrait changer en 2016), les établissements hospitaliers ne sont pas obligés de tenir une comptabilité générale (patrimoniale). Cependant, pour les besoins de la comptabilité analytique et pour des considérations de gestion, cette tenue s’impose. Cette leçon introduit, àpartir d’exemples simples les concepts de base (àcommencer par celui de compte) de la comptabilité générale.
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ii. Comptabilité budgétaire
Les établissements hospitaliers sont dans l’obligation de tenir une comptabilité budgétaire (administrative, publique). Comptabilité simple, de type comptabilité de caisse, elle vise uniquement àgérer recettes (entrées de fonds) et dépenses (sorties de fonds). Cette leçon présente, àtravers le module BUDGET, les principales fonctions de la gestion BUDGÉTAIRE : de la tenue de la nomenclature budgétaire jusqu’àla production de divers états constituant le rapport administratif. Nous expliciterons également le lien entre comptabilité générale et comptabilité administrative.
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iii. Les fournisseurs et la fonction ACHATS
La comptabilité d’un établissement hospitalier est principalement basée sur la dépense. Les deux principales sources de dépenses sont celles engendrées par la paye du personnel et celles des achats de biens et de service auprès des fournisseurs. Cette leçon introduit la notion de fournisseur (classification des fournisseurs, contenu d’un dossier fournisseur, …) et présente le processus d’achat : de la conclusion d’un marché àla réception des factures et leur autorisation de paiement.
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iv. Les opérations de CONSOMMATION et de VENTE
Au quotidien, les services internes « consomment » des biens ou des services auprès d’autres services internes de l’établissement. Il peut s’agir de consommation de médicaments d’un service médical auprès de la pharmacie centrale de l’hôpital comme de la demande de fournitures de bureau de la Direction àl’économie. Ces consommations peuvent également être le fait d’entités externes àl’hôpital, comme les autres établissements de santé ou des sociétés « conventionnées » avec l’hôpital. Le module CONSOMMATION, objet de cette leçon, prend en charge ces opérations et donne accès àcertains états de gestion (état des consommations par service, par unité, par patient, …)
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v. Opérations de trésorerie
Les opérations d’encaissements et de décaissements sont prises en charge par le module TRÉSORERIE. Il s’agit d’opérations enregistrées en comptabilité générale; leur complément budgétaire (mandatements et paiements par le receveur) étant pris en charge par le module BUDGET. Qu’est ce qu’un compte de trésorerie ? Qu’est ce qu’un encaissement ? Quels sont les différents types d’encaissements ? Qu’est qu’un décaissement ? Comment enregistrer le règlement d’un fournisseur ? Quel est le sens du « virement interne » ?... Autant de questions qui trouveront réponse dans cette leçon.
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vi. Retour sur les opérations budgétaires
La leçon ii. Comptabilité budgétaire a introduit les bases de la gestion budgétaire telle que gérée par 3COH. Cette leçon complète les éléments déjàintroduits par des concepts et des techniques plus avancées.
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vii. La gestion des IMMOBILISATIONS
La gestion du patrimoine immobilisé constitue sans doute l’une des composantes les plus importantes du système 3COH. En effet, la comptabilité administrative basée uniquement sur les notions de recettes et de dépenses ne comptabilise notamment les consommations de type amortissement. Le module IMMOBILISATIONS introduit une nomenclature des biens immobilisés (terrains, bâtiments, matériel médical, matériel roulant, …), prend en charge les mouvements qui affectent ces biens (acquisitions, amortissements, cessions, réformes, mises au rebut, …), permet la localisation des biens par service/ unité et les mouvements (transferts) de ces biens d’un service/unité vers un autre. Le but de cette leçon est de présenter, de façon pratique, les composants de ce module.
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1. Le RÉFÉRENTIEL de base
Le module GRH est basé sur la définition d’un « référentiel » précis applicable àl’ensemble des établissements hospitaliers régis par les mêmes textes réglementaires. Ce référentiel prend la forme d’un certain nombre de tables, en format EXCEL, qui définissent des notions telles que FILIÈRES, CORPS, GRADES, FONCTIONS, PROFESSIONS, GROUPES BUDGÉTAIRES, LANGUES, … Au début de la mise en place du module ces tables doivent « importées » dans la base de données de l’établissement. Cette leçon présente les différentes tables de ce référentiel, en explique le contenu et les outils qui en permettent l’importation.
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2. Le dossier EMPLOYÉ
A la base du module GRH est le dossier de l’employé. Quel en est le contenu ? Comment importer les dossiers existants dans le système informatisé (paye ou RH) de l’établissement ? Quelles sont les fonctionnalités du module GRH ? Comment sont établis les liens entre le module GRH et les autres modules du système (COMPTABILITÉ GÉNÉRALE, BUDGET, TRÉSORERIE. …notamment) ? Cette leçon répondra àces questions.
- Les opérations d’importation
- Le RECRUTEMENT de l’employé
- Le traitement des absences
- Le traitement des congés annuels
- Les opérations de mise en disponibilité
- Avancement et promotion
- Les opérations de fin de la relation de travail
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3. Les opérations d’importation
La mise en place du module GRH débute par l’importation d’un certain nombre de tables; celles-ci renferment d’abord le « référentiel », ensuite la liste des employés, la liste des recrutements ainsi que d’autres données annexes. Cette leçon explique le processus d’importation ainsi que la nature et de contenu des tables traitées.
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4. Le RECRUTEMENT de l’employé
La vie professionnelle d’un employé au sein de l’établissement débute par son recrutement. Comment exécuter cette opération dans 3COH ? Comment enregistrer les données historiques; c’est-à-dire les recrutements antérieurs ? Ce processus; c’est-à-dire le traitement des recrutements individuels ou d’un groupe – voire l’ensemble des employés - d’employés est l’objet de cette leçon.
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5. Le traitement des absences
La fonction principale du module GRH est la prise en charge des différents mouvements qui ponctuent la vie de l’employé au sein de l’établissement : du recrutement jusqu’àla cessation de la relation de travail. Au nombre de ces mouvements figurent les absences : régulières ou irrégulières, pour maladie, maternité … Cette leçon décrit le processus de traitement des absences : paramétrage et mise en œuvre.
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6. Le traitement des congés annuels
Selon la réglementation en vigueur, un employé a droit àun certain nombre de jours de congés annuels. Comment ce droit se traduit-il dans le paramétrage du système ? Comment sont attribués ces congés ? Qu’est ce que la « réserve » de congés ? Quand l’employé peut-il prendre ces congés ? … Cette leçon précise tous les aspects du traitement des congés annuels et leur mise en œuvre dans 3COH.
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7. Les opérations de mise en disponibilité
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8. Avancement et promotion
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9. Les opérations de fin de la relation de travail
Différentes causes peuvent mener àla cessation de la relation de travail entre l’employé et l’établissement. Quelles sont ces causes : démission, départ àla retraite, décès, …? Comment les introduire dans le paramétrage du système ? Comment le système prend-t-il en charge le mouvement de fin de la relation de travail ? La réponse àces questions et àd’autres en relation avec la mise en disponibilité fait partie des objectifs de cette leçon.
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1. Liens entre GRH et PAYE
Les modules de la GRH et du traitement de la PAYE sont intimement liés; les données introduites dans le module GRH sont récupérées par le système. En pratique cependant, si la GRH traite les mouvements concernant les employés, le système de PAYE traite uniquement les opérations concernant les salariés. Cette leçon débute par le rappel de certaines notions essentielles àla compréhension du traitement de la paye et effectue un survol des différentes options du module. Elle permet notamment de comprendre les mécanismes mis en place pour établir des liens entre GRH et PAYE.
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2. Le cycle de paye
Le cœur du système de paye est constitué du « cycle de paye ». Celui-ci est composé d’un certain nombre d’opérations qui doivent être exécutées àchaque période (mois) de paye. Quelles sont ces opérations ? Dans quel ordre les exécuter ? Comment calculer la paye des salariés ? Quels sont les états que permet de produire ce cycle : cette leçon vise notamment àrépondre àces questions.
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3. Opération de calcul de la paye
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4. Liens entre paye et comptabilité
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5. Les résultats du cycle
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6. États hors cycle de paye
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