PASSAGE A 2013 :MODE D’EMPLOI

PASSAGE A 2013 :MODE D’EMPLOI

Le passage à l’exercice 2013 semble poser beaucoup de problèmes à de nombreux tricoteurs. Faisons le point en distinguant les 4 cas de figure:

  • établissements défaillants
  • établissements qui redémarrent à partir du 31.12.2012
  • établissements de la catégorie « B »
  • établissements de la catégorie « A »

NOTA : Il est fortement conseillé de prendre connaissance des documents suivants :

  • Traitement des inventaires physiques
  • Chapitre « COMPTABILITE GÉNÉRALE » du manuel 3COH
  •              A.  Établissements défaillants

    Pour ceux-là, tout est simple; il n y a ni clôture, ni réouverture; ils sont tout simplement hors course.

      • B. Établissements qui redémarrent à partir du 31.12.2012

    Ceux-ci ne devraient pas avoir trop de problèmes, la procédure étant connue et testée maintes fois. Rappelons en les différentes étapes :

    1. Installer la base paramétrée au 31.12.2012
    1.1.  Mettre à niveau votre base ancienne
    1.2.  Exécuter la fonction de réinitialisation (UMS | TABLES SYSTÈME| REINITIALISATION)

    2. Importer la situation au 31.12.2012
    2.1.  Importation proprement dite
    2.1.1.  Stocks
    2.1.2.  Immobilisations
    2.1.3.  Dettes [revoir le sens de cette notion]
    2.1.4.  Créances
    2.1.5.  État de la trésorerie
    2.2.   Vérifier le bon déroulement du processus (comparer fichiers EXCEL et données transférées dans
    3COH). Vider et retransférer, s’il y a lieu.
    2.3.   En vous assurant que la date du module IMMOS est bien fixée au 31.12.2012, procéder au calcul les
    amortissements
    2.4.  Valider les mouvements résultant de l’importation (*)
    2.4.1.  Module STOCKS
    2.4.2.  Module IMMOS
    2.4.3.  Module ACHATS
    2.4.4.  Module CONSOMMATION
    2.4.5.  Module TRESORERIE
    (*) ATTENTION : Le système ne valide que les journaux qui figurent dans le profil de l’usager.
    2.5.  Centraliser les auxiliaires
    2.5.1.  Faire une copie de sécurité de la base de données
    2.5.2.  Positionner la date du module COMPTA au 31.12.2012
    2.5.3.  Centraliser les auxiliaires
    2.5.4.  Vérifier le bon déroulement du processus en exécutant pour chaque journal centralisateur (193, 194, …) l’option « ANALYSE DES CENTRALISATIONS ». Une inégalité entre les montants centralisés et les valeurs des auxiliaires peut signifier que vous n’avez probablement pas validé (point 2.4) tous les mouvements
    2.5.5.  Produire la balance générale et vérifier les soldes des comptes 2xx (IMMOS), 3x (STOCKS), 40x (FOURNISSEURS, DETTES) et 41x (CREANCES).
    2.5.6.  Solder les comptes de liaison (38 et 58) en saisissant les OD appropriées. Utiliser le compte 11000.
    2.5.7.  Produire les états au 31.12.2012 (STOCKS, IMMOS, DETTES,…). Les faire valider par les services concernés et en remettre une copie à la Direction de l’établissement.

    3. Passage à l’exercice 2013
    3.1.  Clôturer les modules auxiliaires
    3.1.1.  STOCKS (module STOCKS)
    3.1.2.  IMMOS (module IMMOS)
    3.1.3.  ACHATS (module IMMOS)
    3.1.4.  CONSOMMATION
    3.1.5.  TRESORERIE (fixer la date des modules ENCAISSEMENTS et DECAISSEMENTS) au 1.1.2013 en utilisant PARAMETRES | DISPONIBILITE
    3.1.6.  Transfert de la nomenclature budgétaire (module BUDGET)
    3.1.7.  **** NE PAS CLOTURER LE MODULE COMPTABILITE GENERALE ****
    3.2. Ajuster les numéros des transactions dans les journaux (sauf journaux de type « 19 COMPTABILITE ». Ces numéros devraient avoir le format jjjD0001 (D correspond à l’exercice 2013).
    3.3. Bien vérifier les profils. Il serait sage d’ôter des profils les journaux de « situation au 31.12.2012 » qui ne devraient plus être utilisés.

    4. Démarrage de l’exercice 2013
    4.1. Transmettre une copie de votre BD à PRESENCES Int’l
    4.2. Ne pas oublier : toutes les opérations saisies doivent être CONTRÔLÉES AVANT d’être validées.

      • C.Établissements de la catégorie ‘B’ : Clôture de 2012 avant le 15.02.2013

    Devant l’imminence de la clôture de l’exercice 2012, il faut

    1. Analyse des données
    1.1. Vérifier que TOUTES les opérations de l’exercice 2012 ont été saisies
    1.2. Contrôler la cohérence des données mois par mois. Vous assurer en particulier de la cohérence de la comptabilisation des opérations. En cas d’anomalie, procéder au recalcul des imputations comptables (module UMS | Ajustement des TABLES | Calcul des imputations)
    1.3. Procéder au calcul des amortissements mois par mois pour l’exercice 2012
    1.4. Valider les mouvements du mois de janvier 2012 (ou du premier mois de début des opérations)
    2. Traitement des inventaires physiques
    2.1. Effectuer le processus d’inventaire physique jusqu’à sa validation par les services concernés
    3. Centralisation des mouvements mois par mois
    3.1. Centraliser les mouvements du mois
    3.2. Contrôler la cohérence des centralisations (utiliser l’option ANALYSE DES CENTRALISATIONS)
    3.3. En cas d’écart, vérifiez que vous avez bien validé les opérations
    3.4. Produire la balance et vérifier l’égalité des montants centralisés (notamment comptes 21, 30, 40 et 41)
    3.5. Ne passer au mois suivant que si le contrôle du mois en cours est terminé
    4. Analyse de la balance au 31.12.2012
    4.1. Contrôler la « normalité » des soldes des comptes
    4.2. L’option « Analyse de compte » vous permet de justifier le solde des comptes
    4.3. Solder les comptes de liaison (38 et 58). Rappelons qu’un compte 38xxx créditeur indique l’enregistrement d’une réception mais pas de la facture associée. Il y a alors 3 possibilités
    ­ Une facture oubliée : il faut la saisir
    ­ Une facture non parvenue au 31.12.2012. Dans ce cas, il faut saisir une OD crédit en débitant le compte 38xxx et en créditant le compte « 408000 Factures non parvenues »
    ­ La réception correspond à une décharge. Dans ce cas-ci, il faut saisir une « facture » (module ACHATS) comme pour les fournisseurs « ordinaires ».
    5. Transmettre votre BD à PRESENCES Int’l avant le 31.01.2013

      • D. Établissements de la catégorie A

    Procédez comme les établissements de la catégorie B (ci-dessus) et transmettez votre BD à PRESENCES Int’l au plus tôt avec toutes vos remarques et observations.

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