FACTURES, DETTES, BUDGET, MANDAT, DÉCAISSEMENT ?

FACTURES, DETTES, BUDGET, MANDAT, DÉCAISSEMENT ?

Un tricoteur nous écrit

le problème est : les journaux concernant les paiement des factures hors bon de commande des produits livrés en 2011 et la pièce comptable (facture) réceptionnée en 2012

Que devons nous comprendre ? Ce texte renferme trois notions : réception, facturation et paiement.

Pour 3COH, la chronologie des opérations DOIT obligatoirement être la suivante :

  • RÉCEPTION >> FACTURATION >> PAIEMENT (factures avec bon de commande)
  • et
  • FACTURATION >> PAIEMENT (factures hors bon de commande)

Ce qui signifie, en toute bonne logique, que l’établissement ne peut être facturé pour des biens et/ou services non réceptionnés (factures avec bon de commande) et qu’il ne peut pas non plus payer une facture non reçue.

Par ailleurs que la facture soit saisie suite à une commande ou soit de type « hors bon de commande », la procédure de règlement est la même

VALIDATION >> AUTORISATION DE PAIEMENT >> DECAISSEMENT >> MANDATEMENT >> PAIEMENT.

Notez que le terme « paiement » peut prêter à confusion : l’ordonnateur règle la dette au moyen d’un décaissement, alors que le receveur paye le mandat (effectue le virement effectif au profit du fournisseur). Autrement dit, une dette peut avoir été réglée par l’ordonnateur sans que le fournisseur n’ait été payé (par le receveur).

Le problème posé par le tricoteur semble être lié à la date : biens et/ou services réceptionnés en 2011 et facture reçue en 2012. Si nous comprenons bien la chronologie des opérations décrite ci-dessus, les choses sont simples

  • Réception en 2011; donc entrée en stock (et éventuellement consommation) en 2011;
  • La facture reçue en 2012 sera enregistrée en 2012; soit à la date de sa réception par l’établissement; cependant si la facture est reçue pendant la « période complémentaire », elle sera « liquidée » sur le budget 2011 (ce qui ne veut pas dire réglée).
  • ­ La facture sera réglée en 2012 ou 2013 ou … jamais. La date du décaissement de règlement de la dette sera nécessairement postérieure ou égale à la date d’enregistrement de la facture;
  • ­ Si le règlement de la facture a lieu pendant la période complémentaire, le mandatement (à ne pas confondre avec le décaissement). portera la date du 31.12.2011

REMARQUE : En fait, au 31.12.2011, l’établissement qui a reçu des biens en 2011 avait en réalité une dette même s’il n’a pas encore reçu la facturée correspondante. Comment enregistrer une telle dette « non parvenue » ? En inscrivant le 31.12.2011, une OD Crédit au profit du fournisseur avec l’imputation suivante

Compte Intitulé Débit Crédit
38xx Achats M
408xx Fournisseurs, factures non parvenus M

(582xx s’il s’agit de facture d’immobilisations)

Après clôture de l’exercice ACHATS, donc le 01.01.2012, il faudra enregistrer une OD Débit, contrepassation de l’OD Crédit

Compte Intitulé Débit Crédit
408xx Fournisseurs, factures non parvenus M
38xx Achat M

 

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