ARRETE Interministériel …

ARRETE Interministériel …

2- L’ORGANISATION DU SYSTEME

Il est précisé dans l’article 3 «  Le système informatisé de comptabilité de gestion comporte trois comptabilités :

 
–   Une comptabilité générale respectant les règles d’une comptabilité d’exercice     et permettant, notamment, d’avoir une connaissance précise de la valeur et de la variation du patrimoine de l’établissement public de santé ;
–   Une comptabilité budgétaire retraçant l’exécution des dépenses budgétaires au moment où elles sont payées et l’exécution des recettes, au moment où elles sont encaissées ;
–   Une comptabilité analytique permettant de calculer les différents coûts des prestations fournies à différents niveaux au sein de l’établissement public de santé ».
Autrement dit, le système mis en place vise à répondre à la majorité des préoccupations des gestionnaires des établissements hospitaliers (magasiniers, économes, pharmaciens, chefs de services, chef d’établissement, …) : connaissance du patrimoine (immobilisations, stocks, stocks, créances, dettes, …), gestion administrative et budgétaire et connaissance des coûts. De ce fait, ce système devrait être considéré comme un outil précieux à la disposition de ces gestionnaires.

L’article 6 apporte la précision suivante : «  Le système informatisé de comptabilité de gestion alimente en temps réel, à partir d’une saisie unique de l’information, les trois comptabilités citées à l’article 3 ci-dessus, intégrées dans une base de données unique ». Cette précision est fondamentale; elle introduit de notions importantes : traitement en temps réel et base de données unique. Le traitement en temps réel signifie que les données qui alimentent le système de gestion doivent être introduites (saisies) au moment de leur naissance, dès réception des pièces justificatives. Cela induit des changements importants dans les méthodes de gestion des hôpitaux et dans le comportement des acteurs.   Une base de données unique, alimentée en temps réel, devient la source qui alimente les décisions des gestionnaires. Cette unicité impose un langage commun à tous les services de l’établissement. Elle amène par ailleurs le gestionnaire à se soucier de la sécurité de ce bien précieux : l’information.

 

3- LE CENTRE DE TRAITEMENT DES DONNEES ET L’EQUIPE DE PROJET .

Pour l’exploitation du système dans des conditions optimales de sécurité et de fiabilité, l’article 11 stipule « Il est mis en place, au niveau de l’établissement public de santé et sous la responsabilité du chef de l’établissement, un espace, appelé centre de traitement des données, dirigé par une équipe, composée d’au moins trois (03) membres, en l’occurrence, un chef d’équipe ayant les connaissances requises en matière de gestion, un comptable et un informaticien, désignés par le chef de l’établissement.

L’accès au centre de traitement des données doit être sécurisé et limité aux seules personnes autorisées à y accéder ».

Le centre de traitement des données est un espace physique qui abrite notamment les équipements (serveurs, postes de travail, équipements de communication, …) et la documentation nécessaires au fonctionnement du système. L’arrêté insiste sur la sécurité tant physique (accès au centre, protection des équipements), que logique (protection des données notamment). Centre de traitement des données ne signifie pas que tous les postes de saisie soient physiquement installés dans ce centre. Ces postes peuvent (et doivent) être installés au niveau des services où nait l’information à capter. Cependant, dans une phase de démarrage (et donc d’apprentissage), il est possible de centraliser tous les équipements au niveau de ce centre.

Le centre de traitement des données est géré par une équipe d’au moins trois personnes différentes aux profils et aux compétences complémentaires : un (e) gestionnaire, un (e) informaticien (ne) et un (e) comptable. Réduire l’équipe à une seule personne constituerait une erreur grave. Faire faire le travail du comptable par l’informaticien est source de nombreux problèmes qu’il faut absolument éviter.

Les responsabilités des membres de l’équipe de projet sont clairement définies dans les articles 14, 15 et 16. Il est impératif que ces missions soient bien comprises par chacun. Lors de la réunion de constitution de l’équipe de projet sanctionnée par un procès-verbal, le chef de l’établissement doit explicitement informer les membres de l’équipe de la nature de ces missions et s’assurer qu’elles sont bien comprises par chacun.

L’essentiel des responsabilités de membres de l’équipe de projet peut se résumer comme suit :

–                     Le gestionnaire : chef d’équipe et coordonnateur du projet, il (elle) doit notamment veiller à la bonne circulation des informations entre les différents acteurs du système. Il doit en particulier s’assurer de la transmission, dans les meilleurs délais, de données fiables au centre de traitement des données;

–                     Le comptable : son travail consiste essentiellement à s’assurer de la cohérence des données et des résultats et de la conformité de ceux-ci avec la règlementation en vigueur;

–                     L’informaticien (ne) : son première préoccupation est celle de la sécurisation des données et de l’utilisation optimale des outils informatiques (matériel et logiciel) mis à sa disposition.

Il faut comprendre le terme « équipe » dans le sens noble du terme; chaque élément contribue par la pleine réalisation de ses obligations à l’intérêt collectif.   Pour cela, la communication entre les membres de cette équipe est le ciment nécessaire à sa cohésion.

… à suivre

Partager cet article

Commentaire (1)

  • Fouad Répondre

    En rèalité le gestionnaire est le chef de projet aui collecte l information la traite et la cache,faut bien qu il pense à cummuniquer meme à tord ne serait-ce que pour apprendre et fire compendre les autres.

    26 décembre 2014 - 0 h 28 min

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *