ARRETE Interministériel …

5- Le comité de contrôle et de suivi.

Dans le cadre de l’exploitation optimale du système intégré de gestion, il a été décidé de mettre en place un organisme très important : le comité de contrôle et de suivi du système intégré de gestion.

Avant de préciser le rôle de cette structure, rappelons que, dans le cadre de ce projet, une quarantaine de formateurs (praticiens-inspecteurs, informaticiens et comptables) ont été formés. Pendant le déroulement du processus de mise en œuvre du système, ces formateurs ont été très actifs et ont joué un rôle déterminant.

L’article 17 de l’arrêté s’énonce comme suit : « Afin d’assurer la pérennité du système, il est mis en place au niveau du Ministère chargé de la santé, un comité chargé du contrôle, du suivi et de l’exploitation du système. Il a pour missions, notamment,de:

 –       s’assurer, en faisant appel notamment aux compétences des formateurs de ce système, de l’exploitation effective du système au niveau desétablissements publics de santé concernés;

–       prendre note des problèmes d’exploitation techniques ou organisationnels qui pourraient survenir au niveau des établissements et de les transmettre aux services ou structures compétentes pour les résoudre;

–       veiller à l’harmonisation des données traitées par le système permettant de faciliter la consolidation des données au niveau des structures concernées du Ministère chargé de la Santé et de comparer les résultats produits au niveau régional et national ;

–       Assurer une veille technologique au profit des établissements pour les conseiller et les orienter en vue d’une utilisation optimale, notamment, des logiciels et des procédures et d’aide à la gestion informatisée;

–       veiller à la tenue à jour du système informatisé de comptabilité de gestion pour tenir compte des évolutions technologiques et des éventuels changements dans la législation et la règlementation en vigueur. »

 Remarquons que l’arrêté précise que ce comité doit faire appel aux compétences des formateurs dont l’efficacité des interventions auprès des établissements a été démontrée au cours des quatre dernières années.

Il est clairement explicité que l’utilisation du système doit être effective; ce qui signifie qu’il ne s’agit nullement d’un « gadget » appelé à disparaitre ou une simple application informatique aux usages limités. Ce système représente un outil d’aide à la décision à plusieurs niveaux : magasinier, chef de service, pharmacien, chef d’établissement, DSP, Ministère de la Santé. Utilisation effective signifie donc que le système doit être exploité selon les procédures appropriées et que ses résultats soient réellement exploités. Il est de la responsabilité de ce comité de veiller à ce qu’il en soit ainsi.

Il n’est pas de système qui ne soit à l’abri de pannes ou de problèmes techniques; ceux-ci doivent être identifiés et pris en charge dès leur apparition. Le comité doit notamment documenter tous les incidents d’ordre technique et veiller à ce qu’il leur soit apporté une solution dans les meilleurs délais.

L’un des objectifs du système de gestion informatisée est de permettre la production de résultats consolidés, exploitables au niveau régional (DSP) ou national (MSPRH). Cela n’est possible que si les données gérées par le système sont harmonisées : même système de codification, même format des résultats, mêmes procédures de traitement, autrement dit même langage au niveau de l’ensemble des établissements. Cet aspect doit constituer l’un des axes prioritaires de l’action du comité. A titre d’exemple, il ne peut y avoir qu’un seul système de codification des actes médicaux, tout comme il n y a qu’un seul système de codification des médicaments.

Compte tenu des évolutions des technologies, notamment dans le domaine des technologies de l’information et des communications (TIC), les solutions mises en place aujourd’hui risquent de devenir rapidement obsolètes au profit de solutions plus performantes, plus efficaces et moins coûteuses. Le comité doit également représenter une veille technologique dans le domaine de la gestion hospitalière afin de faire bénéficier les établissements des avantages de nouvelles solutions ou de nouvelles méthodes de gestion. Le comité pourra notamment organiser des séances d’information, ou diffuser ces solutions à travers les canaux adéquats (site web, notamment).

Signalons 2 points importants

–      Le comité ne constitue pas une structure physique localisée dans un espace précis; il est un ensemble de compétences (analystes en systèmes d’information, comptables, gestionnaires, informaticiens, …) éventuellement physiquement réparties à travers le territoire national et communiquant au moyen d’outils modernes.

–      Le comité n’est pas constitué uniquement d’informaticiens, car, rappelons le, encore une fois, il ne s’agit pas d’un projet informatique, mais d’un projet qui vise à produire des informations fiables en utilisant l’informatique. Il est donc tout à fait naturel que ce comité dépende d’une structure autre que le département de l’informatique. La direction de ce comité pourrait être confiée au Secrétariat Général du Ministère.

En attendant la constitution du comité

En attendant la constitution de ce comité par le MSPRH, les données des établissements, pour contrôle technique et vérification, doivent être transmises au bureau du Consultant chargé de la mise en œuvre du projet.