Un certain nombre d’établissements semblent éprouver quelques difficultés avec la notion d’inventaire physique.
Rappelons d’abord ce que signifie « inventaire physique » : L’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre des produits de chaque type présents dans les magasins à un moment donné.
L’inventaire physique permet de vérifier que les soldes de stocks disponibles enregistrés dans 3COH (inventaire théorique) correspondent bien aux quantités de produits réellement disponibles dans les magasins. Lors d’un inventaire physique, il faut compter chaque produit individuellement par nom générique, forme galénique et dosage.
Habituellement cet inventaire est réalisé une fois par année; à la fin de l’exercice, soit le 31 décembre.
Que retenir de cette définition ?
- a) Il s’agit des produits physiquement disponibles en magasin à la date de prise d’inventaire; on parle d’inventaire réel. Il ne s’agit surtout pas d’inclure dans cet inventaire les articles commandés, non encore reçus. Cette interprétation de la part de plusieurs chefs d’établissements et économes est totalement erronée.
- b) L’inventaire physique résulte d’un comptage manuel. Il ne s’agit donc pas de données extraites par exemple d’un autre logiciel.
- c) La prise d’inventaire physique n’a strictement aucun rapport avec le budget ou le fait que les articles aient été payés ou non.
- d) Dans le cas du médicament, l’inventaire physique est celui des produits commerciaux; pour chaque article, il faut spécifier l’unité de compte (élémentaire ou de conditionnement), le numéro de lot et la date de péremption.
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