Ces derniers temps l’équipe PRÉSENCES reçoit un nombre important de bases de données avec des messages du type « Prière de corriger …, de supprimer ….de dé-valider … ». Pourquoi ces corrections, ces suppressions, ces dévalidations, … ? Dans presque tous les cas, il s’agit d’erreurs humaines dues au non respect des principes de base que nous avons maintes et maintes fois rappelés :
- Toute saisie doit s’appuyer sur une pièce justificative
- Aucune saisie ne doit être validée si elle n’est pas conforme à la pièce justificative qui lui est associée
- La personne qui valide ne doit pas être celle qui effectue la saisie
- Les services concernés doivent valider les données qui les concernent au moins une fois par mois
- Les pièces justificatives doivent être classées par ordre chronologique à l’intérieur des journaux dans lesquels elles figurent
- Il faut éviter de créer des profils « trop permissifs » qui permettent à l’utilisateur d’avoir accès à trop de ressources (plusieurs journaux, par exemple)
- g) Ne jamais « improviser » devant le système et, dans le doute s’ABSTENIR. Cela est notamment vrai pour les imputations comptables (cas de nombreuses OD erronées)
Et … ne plus compter sur PRESENCES pour corriger les erreurs de saisie suivies de validations intempestives.