Rappel concernant les unités de compte …

Concernant cette notion importante en gestion des stocks, nous invitons les utilisateurs du système 3Coh, à relire les précisions déjà données, dans la section Documentation | Notions mal comprises du site ipresences.com.

En effet, le pharmacien ne peut pas travailler uniquement avec les unités élémentaires. Quand le pharmacien reçoit, de la part du fournisseur, un médicament; il est rare que l’unité mentionnée sur le bon de livraison ou la facture soit élémentaire.

Le fournisseur livre des boites de 10 unités (B/10), des boites de 50 unités (B/50) ou des flacons de 250 ml (FLACON/250) ; etc… Il n’indiquera pas AMPOULE ou ML.

La saisie doit être conforme à la pièce : Si le Bon de Livraison indique 25 B/20 à 15.75 DA, il faut saisir 25 B/20 à 15.75 et non pas 500 AMPOULES à 0.78 DA qui introduira nécessairement des erreurs d’arrondi.

Le système 3Coh introduit la notion de déconditionnement pour passer d’une unité de conditionnement vers une unité élémentaire.

Le problème des unités restera entier, si par exemple, FLACON 200 ml est utilisé comme unité élémentaire. Ceci aussi est une erreur. Comment ferait-on, si ce même article était conditionné en Flacon de 500 ml ou 600 ml ? On sera obligé de créer un autre article. Le système ne fonctionnera que si le pharmacien est absolument sûr que cet article sera toujours conditionné en Facon200ml.

Le principe :

a) A chaque article, on associe une unité ÉLÉMENTAIRE sachant qu’un article ne peut avoir qu’une SEULE unité élémentaire. Une unité élémentaire est non décomposable; elle a un FACTEUR égal à 1. Exemple d’unités élémentaires : KG, LITRE, AMPOULE, etc. Par contre BOITE, FLACON, CARTON, BOUTEILLE …. ne peuvent pas constituer des unités car elles sont ambiguës : BOITE de combien ? FLACON de quelle capacité ? …

b) Un article peut être acheté en unités élémentaires ou en UNITÉS DE CONDITIONNEMENT. Par exemple, tel article a comme unité élémentaire AMPOULE, vous pouvez l’acheter en B/5 (boite de 5, avec facteur de 5) ou B/12 ou B/50 … qui sont des unités de conditionnement. Vous pouvez également l’acheter en ampoules (ce qui doit être fort rare). Le système convertira automatiquement en 5*ampoules, 12*ampoules ou 50*ampoules.

Il est clair qu’on ne peut utiliser FLACON à cause du fait que FLACON ne renseigne par sur la contenance (en ml) du flacon. Que faire ?

– On peut évidemment utiliser ML (Millilitre) comme unité élémentaire. Ceci a l’inconvénient d’être une unité trop petite et créera des problèmes d’arrondi dans les valeurs (problème de Epipharm).

– On peut utiliser par exemple DL (décilitre) qui semble raisonnable.

Comment faire alors dans le cas d’un flacon de 250 ML ?

Il suffit d’introduire l’unité de conditionnement FL/250 avec un facteur de 25; de sorte que si vous enregistrez une entrée en stock de 10 flacons de 250ML, le système fera la conversion suivante : 10 (quantité) * 25 (DL) = 250 DL, soit 2500 ML. Ceci règle le problème.

Si on achète le même produit conditionné en flacons de 600ML, il faut introduire l’unité de conditionnement FL/600 (facteur de 60). Les unités FL/250 et FL/600 peuvent être ramenées à l’unité élémentaire commune : le DL.

PS : Cette dernière unité (DL) doit avoir été crée dans « Paramètres | Unités de compte » comme unité élémentaire, facteur 1. Dans gestion des stocks, l’article concerné, doit avoir comme unité de compte, l’unité élémentaire « DL ».