Contrôle des données …

FAQ / Comptabilité budgétaire :

Il faut consacrer autant de temps au contrôle des données qu’à celui de leur saisie.

Dans le cas particulier des résultats budgétaires, l’option ‘NOMENCLATURE BUDGÉTAIRE’ offre plusieurs outils d’analyse et de contrôle.

a) Exécutez NOMENCLATURE BUDGÉTAIRE
b) Fixez l’exercice (2016, ou 2017);
c) Positionnez le type à DEPENSES
d) Fixez le titre à DÉPENSES DU PERSONNEL
– faites défiler les différents chapitres
– notez les colonnes RÉVISIONS, ENGAGEMENTS, … Ceci représente la saisie de la charge du personnel en 2016, ou 2017 (l’exercice séléctionné),
e) Positionnez le titre à DEPENSES DE FONCTIONNENT et notez les totaux des colonnes RÉVISIONS, ENGAGEMENTS, …
– le cas normal est celui pour lequel les totaux ENGAGENENTS, LIQUIDATIONS, MANDATEMENTS et PAIEMENTS indique la même valeur. Cela doit être vrai pour les Chapitres 01 « Remboursement de frais », 02 Frais judiciaires’, 03 ‘Mobilier et matériel’, 04 ‘Fournitures’; etc. Des totaux différents indiquent qu’il y a une situation à analyser. En examinant la liste des articles vous noterez au niveau de quel article se situe l’anomalie. Sélectionnez cet article et cliquez sur le bouton (loupe) pour avoir le détail des mouvements de l’article. Vous noterez par exemple que :
1- la commande liée à telle facture n’a pas été engagée (colonne engagement vide) et
2- telles autres commandes n’ont pas fait l’objet de liquidation, ni de mandatement, ni de paiement, par exemple.

Comment interpréter ces résultats ? Dans le premier cas, vous avez oublié d’engager la commande. Il faut engager toutes les commandes de l’exercice séléctionné qui ne l’ont pas été. Pour cela utiliser l’option ENGAGEMENTS et, pour chaque journal, engagez toutes les commandes non engagées.

Dans le second cas, pourquoi certaines commandes n’ont-elles pas donné lieu à des factures. En utilisant ACHATS | SUIVI DES COMMANDES (exercice 2016, ou 2017 : exercice séléctionné), vous noterez les commandes qui n’ont pas fait l’objet de facturation.

En utilisant les outils décrits ci-dessus et en vous basant sur le contenu des pièces justificatives, isolez les cas problèmes et obtenez la bonne information.

29 août 2017.