Notions de base

Afin de pouvoir utiliser ou exploiter de façon efficace le système 3COH, il est indispensable de bien comprendre les notions de base qui sont exposées dans les paragraphes qui suivent.

Notions d'utilisateur et de profil

Un utilisateur est une personne ou un groupe de personnes susceptibles d’accéder à un ou plusieurs modules du logiciel 3COH. Un utilisateur est identifié, de façon unique, par son « nom » (chaine de 12 caractères) et son mot de passe. La gestion des usagers est assurée au moyen de l’utilitaire UMS (Voir manuel, section ‘UMS’, pour plus de détails).

Exemple :

L’usager MOUNIR pourra accéder au module ACHATS, mais ne pourra pas exécuter le module BUDGET,. par exemple.

De plus, à un usager associé un privilège d’accès. Le plus contraignant étant le privilège « Consultation » par lequel, l’utilisateur pourra uniquement consulter les données gérées par le ou les modules auxquels il a accès. Il ne pourra en aucun cas les modifier en saisissant une transaction par exemple.

La section PARAMETRES du logiciel 3COH permet notamment de définir les profils d’accès des utilisateurs.

Cette notion de profil précise davantage les privilèges d’accès de l’utilisateur. Chaque profil porte un code unique qui est associé (au moyen de UMS) à un ou à plusieurs utilisateurs.

Fondamentalement, le profil limite l’accès à certaines sections de la base de données commune de l’établissement gérée par 3COH. La gestion des profils est assurée au moyen d’options disponibles dans le module PARAMETRES du système.

exemple :

Le profil no 5 de l’utilisateur KHOBZA permet à ce dernier d’accéder aux stocks de PRODUITS ALIMENTAIRES du magasin ALIMENTS et au journal ENTREE EN STOCK DE PRODUITS ALIMENTAIRES. KHOBZA ne pourra en aucun cas accéder aux stocks de PRODUITS D’ENTRETIEN ou de PRODUITS PHARMACEUTIQUES.

Notion de transaction et de journal

Cette notion est des plus importantes du système 3COH. On peut définir un journal comme un « contenant » (ou un espace de rangement) de transactions de même nature dans lequel chaque transaction est identifiée par un numéro unique et par une date.

Par exemple :

On pourra ainsi créer le ‘journal des entrées en stock de produits alimentaires’. Dans ce journal seront enregistrées les entrées en stock de produits alimentaires et uniquement les entrées en stock de produits alimentaires.

La gestion des journaux est assurée au moyen d’options disponibles dans le module PARAMETRES du système. 3COH reconnaît une vingtaine de « types » de journaux, identifiés chacun par un code, le « code du type ».

Par exemple :

  • 3 Encaissements
  • 4 Décaissements
  • 5 Ventes
  • 6 Achats
  • 7 Stocks
  • 8 Pays

De plus, un type est souvent décomposé en « sous-types ». Par exemple, le type ‘7’ qui correspond aux transactions de type « mouvements de stocks’ comprend les sous types 1 (entrées en stock), 2 (ajustement débiteur de stock), 3 (réintégration), ..6 (sorties de stocks), … La liste des sous-types est visible dans l’option ‘Journaux’, du module PARAMETRES. Il suffit de cliquer sur le bouton ‘MISE A JOUR’ d’un journal d’un type donné pour avoir – dans la boîte combo du sous-type – la liste des sous-types.

Notion de famille et de sous-famille

Plusieurs fonctions du logiciel 3COH (ACHATS, CONSOMMATION) gravitent autour de la notion de stocks. Au sens de 3COH, les stocks sont des biens ou des services (des articles) susceptibles d’être acquis ou produits en vue d’être consommés.
3COH classe ces stocks en familles; chaque famille correspond à un groupe homogène d’articles et porte un numéro qui l’identifie de façon unique. On trouve ainsi les familles suivantes:

  • 11 Médicaments, sérums et vaccins
  • 12 Consommables.
  • 13 Produits d’entretien.
  • 14 Produits alimentaires.
  • 60 Prestations de services consommées.
  • 70 Prestations médicales et paramédicales fournies.

Dans la plupart des cas, une famille est subdivisée en sous-familles,; ce qui permet de réaliser une classification plus fine des articles et de produire des statistiques précises.

Exemple :

La famille 70 PRESTATIONS MEDICALES est décomposée en sous-familles qui sont les différentes spécialités : CHIRURGIE, CONSULTATIONS EXTERNES, OPHTALMOLOGIE, STOMATOLOGIE, ..

Notion de magasin

Un magasin est un espace réel ou virtuel dans lequel sont entreposés des stocks physiques. Tout article de type bien doit obligatoirement être entreposé dans un ou plusieurs magasins.
Les quantités en magasin sont :

  • augmentées par des opérations d’entrée en stock, de réintégration, d’ajustement débiteur ou de transfert de stock depuis un autre magasin.
  • réduites par des opérations de sortie de stock, de rendu à fournisseur, d’ajustement créditeur ou de transfert vers un autre magasin.

Notion de client et de fournisseur

Dans de nombreuses transactions gérées par 3COH, l’établissement est soit un fournisseur (de biens et/ou de services) à un client, soit acheteur – donc client – de biens et de services auprès d’un fournisseur. Dans 3COH, les clients et les fournisseurs sont classés en catégories. De plus ils peuvent être soit externes, soit internes.

Exemple :

Le service PHARMACIE ne peut livrer des médicaments au service ORL que si ce dernier est identifié comme « client » (dans la catégorie « SERVICES MEDICAUX ») dans le système.

La gestion des catégories de clients est assurée au moyen de l’option « CATEGORIE DE TIERS » du module PARAMETRES. La gestion des dossiers individuels des clients est prise en charge par le module CLIENTS ET REDEVABLES. Le module FOURNISSEURS permet la gestion des dossiers individuels des fournisseurs, qu’ils soient internes ou externes.

Cas particulier : les établissements publics de santé doivent être traités comme clients ou fournisseurs selon qu’ils consomment des produits de l’établissement ou qu’ils fournissent à ce dernier des biens ou des services. Il faut bien noter que tout client externe doit être facturé (cela est valable pour les établissements publics de santé) et que tout fournisseur externe doit facturer les biens ou services qu’il livre.