Notions mal comprises

Les différents messages dans le forum indiquent qu’un certain nombre de notions ont été mal comprises par les tricoteurs. Signalons en au moins sept (7) :

  • Le traitement des dons
  • La notion de centralisation
  • La Notion de dette
  • La Notion d’UNITE DE COMPTE
  • FACTURE D’AVOIR (SUR ACHAT)
  • TRAITEMENTS DES (LOYERS AUX EMPLOYES)
  • Notions :FACTURES, DETTES, BUDGET, MANDAT, DÉCAISSEMENT

et précisons leur mise en œuvre au moyen de 3COH.


1. le traitement des DONS

Il y a lieu de distinguer les dons reçus des dons émis. Habituellement, il s’agit de dons reçus par l’hôpital de la part d’organismes, de laboratoires ou de particuliers.
1.1. LES DONS REÇUS

Faisons également la différence entre dons de STOCKS (p. ex. MEDICAMENTS), dons sous la forme d’IMMOBILISATIONS (p. ex. EQUIPEMENTS) et dons en ARGENT.

A) LES DONS DE STOCK

Un tel don doit donner lieu à 1 opération
Il faut constater l’entrée en stock des articles reçus. Comme il ne s’agit pas d’un achat, cette entrée prendra obligatoirement la forme d’un ajustement débiteur en quantité et en valeur (donc une opération à saisir dans le module GESTION DES STOCKS).

Quel ajustement ? dans quel journal ? quelle valeur ?

Si l’ajustement ‘DONS DE STOCKS RECUS’ n’existe pas dans la liste des ajustements (PARAMETRES | AJUSTEMENTS DE STOCKS), vous devrez le créer en lui associant le compte ‘77130 DONS RECUS’. Si un tel compte n’existe pas dans votre plan comptable, vous devez le créer (module COMPTABILITÉ GÉNÉRALE).

Vous pouvez choisir d’avoir un journal unique d’ajustements débiteurs en quantité et en valeur, comme vous pouvez en créer plusieurs, comme ‘DONS RECUS DE MEDICAMENTS’, ‘DONS RECUS DE FOURNITURES DE BUREAU’, etc. L’utilisation de plusieurs journaux spécialisés est recommandée car elle parmet un meilleur contrôle des stocks et une analyse plus précise des résultats.

Un don n’étant, par définition, pas valorisé, quelle valeur lui attribuer ? La réponse est simple : la juste valeur des articles reçus; autrement dit, la valeur qu’auraient eue ces articles si l’établissement les avait achetés.

B) LES DONS DE BIENS IMMOBILISÉS

Ce type de don doit se traduire par 2 opérations; l’une dans le module IMMOBILISATIONS,l’autre au moyen du module COMPTABILITÉ GÉNÉRALE.

B.1.) DANS LE MODULE IMMOBILISATIONS,

il faut constater l’entrée dans la patrimoine immobilisé du ou des biens reçus. Pour cela, il faut

  • créer le ou les biens
  • enregistrer l’acquisition définitive des biens

Au plan comptable, l’acquisition débitera les comptes d’immobilisation (2xxx) et créditera la cpmote de liaison (normalement 58210).

B.2.) DANS LE MODULE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE, enregistrer l’O.D. générale suivante:

 

Compte Intitulé Débit Crédit
58210 Liaison IMMOBILISATIONS M
77130 Dons reçus M

Où M est la valeur des biens reçus.

NOTA : Vous pouvez évidemment créer plusieurs « sous-comptes » du compte 77130; comme par exemple :

  • 77130 Dons reçus de MÉDICAMENTS
  • 77131 Dons reçus de PRODUITS ALIMENTAIRES
  • ….
  • 77139 Dons reçus de BIENS IMMOBILISES

C) LES DONS EN ARGENT

Dans ce cas, le plus simple, il suffit de constater l’encaissement. Si le don a été fait en espèces, cet encaissement prendra la forme d’un « encaissement hors tiers » dans le journal ‘3xx Encaissement caisse », dans lequel vous créditerez le compte 77130 (ou un de ses sous-comptes), le débit étant calculé automatiquement.

1.2. LES DONS ÉMIS

Ce cas est certainement fort rare, mais néanmoins précisons son traitement avec 3COH en distinguant les mêmes trois types: STOCKS, IMMOBILISATIONS et ARGENT.

A) DONS DE STOCKS

Il s’agira évidemment d’inscrire un ajustement créditeur en quantité et en valeur. Le compte à débiter est le « 67130 Dons émis’. Comme dans le cas des dons reçus, il est toujours possible de créer plusieurs sous-comptes de ce compte.

B) DONS D’IMMOBILISATIONS

Le don prend la forme d’une ‘cession d’immobilisation’ en précisant toutefois comme compte à débiter le compte ‘67130’

C) DONS EN ARGENT

L’enregistrement d’un don émis en argent se traduit, dans le module TRÉSORERIE, par un décaissement hors tiers(journal « 4xx Décaissement caisse ») dans lequel vous indiquerez comme compte à débiter le compte 66130.

2. Le processus de CENTRALISATION

Le processus de centralisation est documenté dans le chapitre COMPTABILITE GENERALE du manuel 3COH. Nous prions les tricoteurs de lire attentivement ce chapitre.

Rappelons toutefois que le processus de centralisation est la phase ultime du traitement des opérations du mois. Il intervient après que

  • Tous les mouvements du mois aient été saisis;
  • toutes les écritures de TOUS les auxiliaires aient été validées.

Cependant la centralisation n’est possible que si la date du module COMPTABILITÉ GÉNÉRALE indique la même année que celles des modules auxiliaires. Il faut cependant bien faire attention au traitement de cette date : Vous ne pouvez changer d’exercice dans le module COMPTABILITÉ que par la procédure de clôture de l’exercice, et SURTOUT PAS en changeant la date du module dans PARAMÈTRES | DISPONIBILITÉS.

Remarque : le processus de centralisation est RÉVERSIBLE; il est possible de « dévalider » une écriture de centralisation, puis de la supprimer avant de relancer éventuellement une autre centralisation.

3. Notion de dette

Habitués à l’utilisation du système de comptabilité publique, de nombreux usagers n’ont pas assimilé la notion de dette. En effet, plusieurs bases de données indiquent un état des dettes vide : les établissements n’auraient pas de dettes; CELA EST IMPOSSIBLE.
A) QU’EST CE QU’UNE DETTE ?

Une dette naît lorsque l’établissement reçoit une facture d’un fournisseur (suite à une ou des réceptions dûment enregistrées de biens et/ou de services) et qu’il l’accepte. Cette acceptation traduit un transfert de propriété du fournisseur à l’établissement. La dette disparaît lorsque l’ordonnateur la règle au moyen d’un décaissement (règlement fournisseur – journal 450 habituellement -).

B) DATE DE LA DETTE

On comprend donc que la dette existe lorsque l’établissement l’enregistre dans son système comptable. Il en résulte que la date de naissance de la dette n’est pas la date qui figure dans la facture (la pièce justificative), mais celle de son inscription dans le système 3COH : Une facture datée du 29.12.2012, mais enregistrée le 05.01.2013 correspond à une dette du 05.01.2013, et non du 29.12.2012.

Par ailleurs, ne pas confondre décaissement et mandatement : le premier correspond au règlement de la dette par l’ordonnateur, le second inscrit le décaissement au budget (exercice courant ou précédent – période complémentaire -). Le payement effectif du fournisseur interviendra lors du décaissement, par le receveur, correspond au virement réel (compte CCP généralement).

4. La Notion d’UNITE DE COMPTE

La notion d’unité de compte, fort importante en gestion des stocks, a semblé poser beaucoup de problèmes à de nombreux tricoteurs. Un rappel s’impose.

Rappelons que 3COH distingue 2 types d’unités de compte :

  • les unités élémentaires
  • les unités de conditionnement

Une unité élémentaire ne peut être décomposée en unités plus fines, alors qu’une unité de conditionnement peut être fractionnée (« déconditionnée’).

A titre d’exemple, un kilogramme (KG), un litre (LI), une portion (PO) sont des unités élémentaires, alors qu’une « boîte de 5″ (B/05), un ‘paquet de 10 » (PQT/10) ou un « carton de 100 » (CTN/100) sont des unités de conditionnement.

Remarque : BOITE, PAQUET, CARTON, … ne peuvent pas être considérés comme des unités, car leur interprétation est totalement ambigüe: BOITE de combien ? PAQUET de combien ?

Par ailleurs, à chaque article de stock, vous devez associer une et une seule unité élémentaire

Exemple

Quelle unité élémentaire associer à l’article HUILE ? Probablement « LITRE ». Ce qui n’interdit pas d’acheter, de stocker et de consommer l’huile en BIDONS de 2L, 5L, 10L ou en BOUTEILLES DE 1.5L, ou en FUT de 100L, etc . Dans ce cas précis, on crée UN SEUL article ‘HUILE » qui a une seule unité élémentaire et éventuellement plusieurs unités de conditionnement.

Comment enregistrer une consommation de 200ml ? L’unité élémentaire associée à l’article étant le LITRE, on ne peut consommer de ML, LITRE étant, par définition, non décomposable. Il faudra inscrire comme quantité consommée 0.2 L. Cela n’est cependant possible que si vous avez indiqué, dans la définition de l’unité LITRE, un nombre de décimales supérieur ou égal à 1.

Une erreur souvent commise consiste à créer plusieurs articles pour le même produit : HUILE BOUTEILLE 1L, HUILE BOUTEILLE 1.5L, HUILE BIDON 5L, etc. Cette technique, qui est à éviter, ne permet pas par exemple de connaître la consommation d’huile,

Donc,

  • éviter d’utiliser des unités à interprétation ambigüe (BOITE, PAQUET, CARTON, …)
  • associer la bonne valeur au champ DECIMALES des unités élémentaires

Remarque : le nombre de décimales d’une unité de conditionnement est toujours égal à 0 (quantités entières uniquement)

5. FACTURE D’AVOIR (SUR ACHAT)

Plusieurs tricoteurs semblent éprouver quelques difficultés à comprendre la notion de « facture d’avoir » sur achat.

Prenons un exemple :

Supposons que vous commandez et recevez des biens pour un montant de 1 000DA. En utilisant le module ACHATS, vous allez constater une entrée en stock (réception) et une facture pour ce même montant.

Supposons qu’après réception des articles, vous constatez qu’une partie, pour une valeur de 200 DA, est défectueuse et que vous décidez de la restituer au fournisseur. Comment traduire ceci dans 3COH ? Par une opération de « rendu fournisseur », évidemment, Celle-ci aura pour effet de créditer (réduire) le stock de 200 DA. Mais, que devient votre facture de 1 000 DA ?

  • a)Premier cas de figure : vous avez déjà saisi et validé la facture. Il n’est donc pas question de la supprimer ou de la corriger. De toute façon, cela est impossible. Il faudra demander à votre fournisseur une « facture d’avoir » d’un montant de 200DA correspondant aux 200DA de marchandises que vous lui avez restituées. Une facture d’avoir sur achat est en quelque sorte une « facture négative » qui réduit votre dette.
    Lors de l’enregistrement de la facture d’avoir dans 3COH (module ACHATS), vous avez le choix entre une « application immédiate » et une « application différée ». Dans le premier cas, la facture d’avoir est « consommée » (appliquée) en réduisant le montant de la facture, le ramenant à 800 DA. Dans le second cas, la facture d’avoir n’est pas consommée; elle le sera éventuellement plus tard.
    Dans quel cas choisir « application différée » ? Supposons que la facture de 1 000DA a été payée avant que vous ne constatiez les défauts de la marchandise reçue; vous ne pouvez appliquer l’avoir puisque la facture est soldée. Que faire de cet avoir ? Il y a 2 possibilités
  • demander au fournisseur de vous rembourser 200 DA (option disponible dans le module TRÉSORERIE)
  • attendre la prochaine facture du fournisseur (s’il s’agit d’un fournisseur régulier) et lui appliquer cet avoir « mis en réserve » (l’option d’ « Application des avoirs » est disponible dans le module COMPTABILITE GENERALE).
  • b) Vous n’avez pas encore saisi la facture. Dans ce cas-ci, vous pouvez demander au fournisseur de vous émettre une autre facture correspondant aux marchandises que vous avez effectivement conservées; c’est-à-dire d’un montant de 800DA.

NOTA : Ce qui est écrit ci-dessus pour des stocks est évidemment valable pour des achats de prestations de services ou de biens immobilisés.

6. TRAITEMENTS DES LOYERS AUX EMPLOYES

Certains établissements louent des logements à certains de leurs employés et ces derniers doivent, naturellement, payer un loyer.

Comment traiter ces deux opérations ?

  • Constatation de la location
  • Règlement du loyer par l’employé

Dans le cas où le logement n’appartient pas à l’hôpital (bien de l’OPGI, par exemple), l’établissement lui-même doit assumer une charge qu’il doit régler au propriétaire. Dans ce dernier cas, il faut ajouter 2 autres opérations

  • Constatation de la charge de loyer
  • Règlement de cette charge

1.   Réglons d’abord le cas des deux premières opérations.

Signalons un point important : L’employé bénéficiaire de logement doit être considéré sous 2 angles : il est salarié et il reçoit mensuellement un bulletin de paye. A ce titre, il y a, dans 3COH, un dossier avec un matricule. Par ailleurs, il est client de l’hôpital puisqu’il reçoit une prestation : la location. Vous devrez donc créer pour chacun de ces employés un dossier client dans la catégorie « SALARIES REDEVABLES ».

1.1.   Constatation de la location

Il s’agit de facturer le client (salarié). Ceci se fait tout naturellement en créant une OD Débit sur client (module COMPTABILITE GENERALE). Quel compte de produit (à créditer) utiliser ? Tout naturellement le compte 70811 « Logements, locations », de sorte que l’écriture comptable résultant de l’OD sera

 

 

Compte Intitulé Débit Crédit
42870 PRODUITS A RECEVOIR DU PERSONNEL M
70811 LOGEMENTS, LOCATIONS M

 

1.2.   Règlement de la créance

Le règlement de la créance par l’employé se fait en utilisant naturellement le module TRESORERIE (option ENCAISSEMENTS | REGLEMENT FACTURES CLIENTS).

Les 2 questions qui peuvent se poser sont : Quel journal et quel compte de trésorerie (où va l’argent ?). Si l’argent est déposé dans la caisse du régisseur, il faudra utiliser le compte 54500 « Régie des recettes » et le journal d’encaissement associé « 310 Encaissements caisse régie ». Si l’argent est déposé dans la caisse du receveur, il faudra utiliser le compte et journal appropriés; à savoir 54100 et 320.

La comptabilisation de cette opération donnera

 

Compte Intitulé Débit Crédit
54500 REGIE DES RECETTES M
42870 PRODUITS A RECEVOIR DU PERSONNEL M

 

La créance est donc soldée.

Il est donc clair que le montant du loyer n’est pas retenu de la paye. De notre point de vue, cette pratique est anormale.

2.   Constatation de la charge

Rien de spécial dans cette opération; il s’agit tout simplement d’enregistrer une facture de prestation de services (compte de charge 6131 « charges locatives ») sous la forme d’une OD Crédit fournisseur. Il faudra bien évidemment créer le dossier du fournisseur OPGI.

Le règlement de cette facture se faisant selon la méthode habituelle : validation, autorisation de paiement, décaissement (règlement facture fournisseur).

7. FACTURES, DETTES, BUDGET, MANDAT, DÉCAISSEMENT

Un tricoteur nous écrit

le problème est : les journaux concernant les paiement des factures hors bon de commande des produits livrés en 2011 et la pièce comptable (facture) réceptionnée en 2012

Que devons nous comprendre ? Ce texte renferme trois notions : réception, facturation et paiement.

Pour 3COH, la chronologie des opérations DOIT obligatoirement être la suivante :

 

  • RÉCEPTION >> FACTURATION >> PAIEMENT (factures avec bon de commande)

ou

  • FACTURATION >> PAIEMENT (factures hors bon de commande)

Ce qui signifie, en toute bonne logique, que l’établissement ne peut être facturé pour des biens et/ou services non réceptionnés (factures avec bon de commande) et qu’il ne peut pas non plus payer une facture non reçue.

Par ailleurs que la facture soit saisie suite à une commande ou soit de type « hors bon de commande », la procédure de règlement est la même

VALIDATION >> AUTORISATION DE PAIEMENT >> DECAISSEMENT >> MANDATEMENT >> PAIEMENT.

Notez que le terme « paiement » peut prêter à confusion : l’ordonnateur règle la dette au moyen d’un décaissement, alors que le receveur paye le mandat (effectue le virement effectif au profit du fournisseur). Autrement dit, une dette peut avoir été réglée par l’ordonnateur sans que le fournisseur n’ait été payé (par le receveur).

Le problème posé par le tricoteur semble être lié à la date : biens et/ou services réceptionnés en 2011 et facture reçue en 2012. Si nous comprenons bien la chronologie des opérations décrite ci-dessus, les choses sont simples :

  • Réception en 2011; donc entrée en stock (et éventuellement consommation) en 2011;
  • La facture reçue en 2012 sera enregistrée en 2012; soit à la date de sa réception par l’établissement; cependant si la facture est reçue pendant la « période complémentaire », elle sera « liquidée » (ce qui ne veut pas dire réglée) le 31.12.2011.
  • ­ La facture sera réglée en 2012 ou 2013 ou … jamais. La date du décaissement de règlement de la dette sera nécessairement postérieure ou égale à la date d’enregistrement de la facture;
  • ­ Si le règlement de la facture a lieu pendant la période complémentaire, le mandatement (à ne pas confondre avec le décaissement) portera la date du 31.12.2011

REMARQUE : En fait, au 31.12.2011, l’établissement qui a reçu des biens en 2011 avait en réalité une dette même s’il n’a pas encore reçu la facturée correspondante. Comment enregistrer une telle dette « non parvenue » ? En inscrivant le 31.12.2011, une OD Crédit au profit du fournisseur avec l’imputation suivante

 

Compte Intitulé Débit Crédit
38xx Achats M
408xx Fournisseurs, factures non parvenus M

 

(582xx s’il s’agit de facture d’immobilisations)

Après clôture de l’exercice ACHATS, donc le 01.01.2012, il faudra enregistrer une OD Débit, contrepassation de l’OD Crédit

 

Compte Intitulé Débit Crédit
408xx Fournisseurs, factures non parvenus M
38xx Achat M