F.A.Q

Après sélection d’une question que vous jugez intéressante, vous pouvez rédiger une synthèse des réponses vérifiées et nous l’envoyer directement à contact@ipresences.com pour mise en ligne sur le site ipresences.com, et ce pour aider à éviter que les mêmes questions soient toujours reposées et d’avoir à y répondre constamment. En tant qu’auteur, vous pouvez joindre à votre texte, pour publication, votre biographie et votre photo, si vous le souhaitez.


– Art.9 de la LFC_2020 qui modifie les dispositions de l’article 104 du code des impôts directs et taxes assimilées

– CIDTA-LF-2020-Fr.pdf

– Tableau_bareme_IRG_LFC_2020_regime_General.pdf

– Tableau_bareme_IRG_LFC_2020_retraites_handicapes.pdf

Vous pouvez télécharger ces documents depuis le site ipresences.com > Menu Téléchargements > Télécharger la Documentation > (login) > lien _IRG_2020.RAR

04 juin 2020.

Comment compresser un fichier en plusieurs parties

Montrez-moi ...

 

Dans l’option ‘rendu fournisseur’,
– pour modifier la quantité à rendre, il suffit d’enfoncer la touche INSERT (par défaut, le système propose de rendre la totalité de l »entrée);
– pour supprimer une ligne, enfoncer la touche DELETE.

Si vous avez enregistré une facture d’achat sous la forme d’une OD fournisseur; cette facture ne fait référence alors, à aucune réception. Autrement dit, vous avez constaté une facture pour des produits que vous n’avez pas reçus. Ceci est une anomalie de gestion.

Depuis la mise à jour des exécutables du 24 mars 2019, l’exécution du module Consommations affiche un message d’avertissement comme suit :

Ce message apparaît si le module (consommations) est positionné en 2019 alors que les familles indiquées (ici 15, 17 et 50) n’ont enregistré aucun mouvement en 2019. Si vous n’utilisez pas ces familles, il suffit de les ôter de votre profil. Si vous les utilisez, il faut les clôturer.

FAQ / Installation 3COH :

Le plan de travail pour la mise en place du système 3COH est décrit dans le fichier _Lisez-moi.pdf  que vous obtiendrez après décompression de l’archive MiseEnPlaceSysteme3COH.rar

Cette archive est téléchargeable ICI :  MiseEnPlaceSysteme3COH

26/11/2018.

Cet événement se traduit par 2 transactions :

a) au niveau des immobilisations, il faut constater une cession (vous cédez le bien à un tiers). Le système créditera le compte d’immobilisation (sortie du bien et débitera le compte de liaison (58xx)
b) au niveau de la comptabilité générale, il faut constater la charge en inscrivant une OD : débit d’un compte de charge (67xxx ). Dons émis et crédit du compte de liaison (58xx) pour le solder.

Il faut évidemment des connaissances en comptabilité.

IP 14/11/2018

La notion de « décharge » n’a aucun sens en comptabilité. Les relations avec les autres établissements sont de type client-fournisseur. Lorsque vous livrez des biens et/ou des services à un autre établissement, ce dernier est votre client (module CONSOMMATION). Lorsque cet établissement vous livre des biens et/ou des services, il est votre fournisseur (module ACHATS).

Dans tous les cas, les biens et services sont valorisés à leur juste valeur (valeur du marché). Cela est également valable pour les dons qui donnent lieu à une entrée en stock à la juste valeur des biens reçus. Ceci s’applique de la même manière aux biens immobilisés échangés.

En matière d’analyse, vous disposez de tous les outils pour expliquer les résultats produits. Cependant, 3COH étant conçu pour une utilisation en temps réel, cette analyse devrait se faire sur une base régulière (au moins une fois par mois) et non par à coups des années après saisie des données.

28/10/2018

Pour qu’un service apparaisse dans le module VENTE AU COMPTOIR, 2 conditions doivent être réunies :

a) Le service doit avoir les qualificatifs « INTERNE’ et ‘FACTURATION’ (dans le module CLIENTS ET REDEVABLES)

b) Ce service doit figurer dans le profil sous l’onglet ‘CATEGORIES CLIENTS.

Il faut vérifier ces 2 points.

Pour clôturer l’année congé, période du 01/07/2017 au 30/06/2018, il faut fixer la date du module GRH ET la date de clôture des congés au 30.06.2018.

L’employé dont l’invalidité est déclarée, percevra une Indemnité d’invalidité de la CNAS et donc sa paye au niveau de l’établissement devra être bloquée.
Dans le système 3COH, ce cas est traité comme une « interruption temporaire de travail ». Il y a lieu d’indiquer une période d’interruption arbitraire qui sera régularisée, soit au moment du retour prématuré de l’employé (réintégration), soit par prolongation de la cessation temporaire de travail.
Dans la Table PAYE-GRH | Positions statutaires, il a été ajouté la sous-position 65 ‘Invalidité de longue durée » dans la position 60 (Voir la feuille EXCEL téléchargeable depuis le site > Menu principal > Téléchargements > Télécharger le Référentiel > Tables GRH-PAYE | Positions statutaires > Bouton télécharger).
Il faut importer cette feuille dans le système (UMS | Importation | Tables PAYE-GRH | Positions statutaires).

a) Assurez-vous que l’exercice 2018 existe :

PARAMETRES | EXERCICES ET PERIODES | NOUVEL EXERCICE | PERIODES

b) Dans le module COMPTABILITE BUDGETAIRE

Activez CLOTURE DE L’EXERCICE

Fixez la section à DEPENSES | SAISIR | VALIDER
Fixez la section à RECETTES | SAISIR | VALIDER

c) Dans le module PARAMETRES

DISPONIBILITES | Fixer la date du module COMPTABILITE BUDGETAIRE au 01.01.2018

IP 29/04/2018

Il faut sélectionner le dossier de l’employé, activer l’onglet PAYE, se positionner sur la rubrique MUTUELLE, faire un double clic et décocher le check box ‘EFFECTIF’.

Il faut utiliser l’opération MOUVEMENT INDIVIDUEL | REINTÉGRATION pour enregistrer la date effective de reprise de travail de l’employé qui était en disponibilité.

Avant de passer à un nouvel exercice, il faut importer la situation au 31.12 de l’exercice précédent. Ainsi, pour passer à l’exercice 2018, il faut importer la situation au 31.12.2017.

a) Stocks

Il faut que chaque magasin établisse la situation de ses stocks au 31.12.2017, en quantité et en valeur. Cette situation doit être consignée dans des fichiers EXCEL dont le format est disponible dans le module UMS (option IMPORTATION)

b) Dettes

Le fichier des FOURNISSEURS et l’État de vos dettes au 31.12.2017 doivent être constiués. Cet état doit également être importé (également avec UMS)

c) IMMOBILISATIONS

Le fichier des immobilisations au 31.12.2017 doit être constitué et complété puisque le fichier importé dans le système également par UMS.

Ceci est le minimum pour pouvoir passer à 2018.

Opération d’AVANCEMENT

Sélectionner l’option dans le menu principal du module GRH.

Pour exécuter l’opération d’avancement

a) Cliquer sur le bouton ‘SÉLECTION’
b) Fixer la filière et la plage des numéros d’employés. Comme les dates d’effet varient d’un employé è un autre, il vaut mieux exécuter l’opération un employé à la fois (indiquer le même employé dans la plage des employés)
c) Cliquer sur AFFICHER
d) Choisir échelon 0 ou non (case à cocher)
e) Ajouter éventuellement un employé en utilisant le bouton (petit bonhomme en bas de la fenêtre). Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le touche DELET
f) Cliquer sur SASIIR
g) Renseigner la colonne NOTE en y inscrivant une valeur ainsi que les champs DESCRITION et PIÈCE (date et numéro de la décision)
h) Enregistrer
i) l’avancement deviendra effectif après validation de l’opération

IP 20/01/2018

Les fiches des rubriques de payes sont accessibles depuis le site, menu principal | Documentation | fiches de rubriques de paye. Les fiches manquantes y sont insérées au fur et à mesure.

IP 16/11/2017.

Bonjour,

L’exploitation du module ‘REGIE’ est très simple; il faut néanmoins un paramétrage préalable

a) Inscrire dans le profil de l’usager qui va exploiter ce module
– le journal des VENTES AU COMPTOIR (le numéro standard de ce journal est 510)
– le journal de CAISSE REGIE (le numéro standard de ce journal est 310)
– la famille des PRESTATIONS FACTURÉES (normalement la famille 75)
b) l’utilisation est simple
Pour saisir une facture régie, il suffit
– de sélectionner le client par défaut (bouton avec un petit bonhomme)
– de choisir la sous-famille (RADIOGRAPHIES, EXAMENS, …)
– de double cliquer sur chaque article à facturer. Le prix est automatiquement affiché. La quantité par défaut est 1. Vous pouvez évidemment saisir une autre quantité
– d’enregistrer en fin de saisie.

IP 06.12.2017.

Le système accepte les deux modèles : selon corps budgétaire (ancienne méthode) ou selon groupe budgétaire (nouvelle méthode). Voir à ce propos texte explicatif dans le site www.ipresences.com. Il suffit de sélectionner (bouton radio) le modèle (« Groupe » pour la méthode des ‘groupe’),

IP 05/12/2017.

La fonctionnalité de sauvegarde et de récupération d’une réception en cours de saisie existe. Il faut utilisez les 2 boutons ‘Sauvegarde’ et « récupération en bas de la fenêtre ‘saisie d’une réception’.

IP 05/12/2017.

Pour mettre en disponibilité un employé, il suffit d’exécuter le mouvement MISE EN DISPONIBILITÉ dans le module GRH : Choisir ‘Événement individuel’ | Sélectionner l’employé | Cliquer sur MISE EN DISPONIBILITÉ | Saisir les champs requis (notamment la période de mise en disponibilité). Après vérification, valider le mouvement. L’employé ne figurera pas dans la paye pendant sa période de disponibilité.

IP 05/12/2017

Dans la saisie des mouvements/cessions du module immobilisations, le système ne demande pas le code du client bénéficiaire de la cession, mais uniquement celui du service cédant (service où se trouve l’immobilisation).

08 novembre 2017.

Dans 3COH, une promotion est le passage au grade suivant dans le même corps.

En cas de changement de corps, il faut utiliser l’option (mouvements individuels) « changement de corps ». Le nouveau corps doit exister dans le référentiel GRH. Le journal spécifique (type RESSOURCES HUMAINES), de sous-type ‘Changement de corps’, doit également exister.

08 novembre 2017.

Un employé détaché n’est pas considéré comme étant absent, il n y a donc pas lieu d’associer une rubrique d’absence à ce type de mouvement. Puisque l’employé ne percevra pas de prime de contagion pendant sa période de détachement, il suffit de désactiver cette rubrique dans son dossier (EMPLOYÉ | ONGLET PAYE | DOUBLE CLIC sur la ligne correspondant à la rubrique | MISE A JOUR | décocher la case EFFECTIVE).

08 novembre 2017.

Concernant les employés vacataires, l’indemnité d »expérience professionnelle (IEP) est calculée au taux de 1,4% /an pour l’expérience acquise dans l’établissement et/ou dans la filière, et au taux de 0,7% /an pour l’expérience acquise hors filière.

Texte de référence : instruction n°10 du 14 janvier 2008 (point 8 rémunération des agents contractuels).

06 novembre 2017.

Calcul_IRG_avec_3COH.pdf

a) Cas d’un employé contractuel temps partiel

**** L’ IRG est calculé en fonction du nombre d’heures *****

Heures de travail / mois : 108.33
Jours de travail / mois    : 22.00

– pas d’absences pendant le mois

Revenu imposable …………………………………………………………………. : 12 353.43
Mensualisation du salaire imposable : (12 353.43*173.33)/108.33 = 19 765.72
Arrondi à la dizaine inférieure ………………………………………………….: 19 760.00
IRG selon barème ……………………………………………………………………:      952.00
Dé-mensualisation : (952.00 * 108.33) / 173.33 ………………………….=      594.99
IRG à payer (arrondi au 1/10 de DA) ………………………………………… :      594.90

– absences pendant le mois (3 jours)

Revenu imposable ………………………………………………………………….. : 10 668.88
Heures travaillées : (108.33 * 19) / 22 …[19 = 22 – 3]………………….=         93.56
Mensualisation du salaire imposable : (10 668.88 * 173.33)/93.56 = 19 765.25
Arrondi à la dizaine inférieure …………………………………………………. : 19 760.00
IRG selon barème …………………………………………………………………… :      952.00
Dé-mensualisation : (952.00 * 93.56) / 173.33 …………………………….=      513.87
IRG à payer (arrondi au 1/10 de DA) …………………………………………..:     513.80

b) Cas d’un employé à temps plein

***** L’ IRG est calculé selon le nombre de jours *****

Heures de travail / mois : 173.33
Jours de travail / mois : 30.00

– pas d’absences pendant le mois

Revenu imposable ………………………………………………………………….. : 28 295.08
Mensualisation du salaire imposable : (28 295.08*30)/30  …………= 28 295.08
Arrondi à la dizaine inférieure …………………………………………………..: 28 290.00
IRG selon barème  ……………………………………………………………………:    2 194.80
Dé-mensualisation : (2 194.80 * 30) / 30 ……………………………………=    2 194.80
IRG à payer (arrondi au 1/10 de DA) ………………………………………….:    2 194.80

– absences pendant le mois (3 jours)

Revenu imposable …………………………………………………………………….: 31 645.14
Jours travaillés ………………………………………………………………………….: 27
Mensualisation du salaire imposable : (31 645.14 * 30)/27  …………..= 35 161.27
Arrondi à la dizaine inférieure …………………………………………………….: 35 160.00
IRG selon barème ………………………………………………………………………: 4 048.00
Dé-mensualisation : (4 048.00 * 27) / 30 ……………………………………..= 3 643.20
IRG à payer (arrondi au 1/10 de DA) ……………………………………………: 3 643.20

05 novembre 2017.

FAQ / Achats

Le nouvel Etat dans le module Achats, « Suivi des marchés et des conventions » donne les détails par convention et fournisseur.

22 octobre 2017.

FAQ / Ressources humaines et paye :

Soit Base imposable : 17 745.43
Jours d’absence: 10

1. La rubrique retenue irg est proraté selon nombre d’heures

Nombre d’heures par mois : 173.33
Heures d’absence (10 jours * 8 heures/jour : 80.00
Heures travaillées : 93.33
Base imposable mensualisée : (17 745.43 * 173.33) / 93.33 = 32 956.34
Calcul de l’impôt (barème)
10 000.00 * 0% = 0.00
20 000.00 * 20% = 4 000.00
2 950.00 * 30% = 885.00
– abattement (40%, maximum 1 500.00) = -1 500.00
impôt 3 385.00

Prorata inverse : (3 385.00 * 93.33) / 173.33 = 1 822.60 (conforme à 3COH)

2. La rubrique retenue irg est proraté selon nombre de jours

Jours par mois : 30
Jours d’absence : 10
Jours travaillés : 20
Base imposable mensualisée : (17 745.43 * 30) / 20 = 26 618.14
Calcul de l’impôt (barème)
10 000.00 * 0% = 0.00
16 610.00 * 20% = 3 322.00
– abattement (40%, maximum 1500) = -1 328.80
impôt = 1 993.20
Prorata inverse : (1 993.20 * 20) / 30 = 1 328.80

02 Octobre 2017.

FAQ / Ressources humaines et paye :

Ci-après le format du fichier ‘OD paye’ :

Disposition des colonnes du fichier d’entrée (EXCEL).

Colonne Contenu
1 No de ligne
2 Numéro de compte (ALPHANUMERIQUE)
3 Inutilisée (y mettre intitulé du compte, par exemple)
4 montant au débit
5 montant au crédit

Le système procède aux validations de l’écriture : les comptes doivent exister, le montant au débit ou au crédit doit être non nul, le total des débits doit égaler le total des crédits.

Si ces conditions ne sont pas satisfaites, l’opération d’importation est avortée.

Les 2 premières lignes décrivent l’écriture

Ligne 1
colonne 1 LIGNE
colonne 2 COMPTE
colonne 3 INTITULE
colonne 4 DEBIT
colonne 5 CREDIT

Ligne 2
Colonne 1 :
Colonne 2 : No de l’écriture (ou vide). Si vide, le système utilise le prochain numéro du journal
Colonne 3 : Description (obligatoire)
Colonne 4 : No de pièce (obligatoire)
Colonne 5 : Date de l’écriture
Colonne 6 : Date de la pièce justificative
Colonne 7 : Code service (analytique)
Colonne 8 : Code unité (dans le service)
Colonne 9 : Code groupe budgétaire
Colonne 10 : État (‘N’ ou ‘V’ : non validé ou validé)

28/09/2017.

FAQ / Ressources humaines et paye :

Il y a 2 fichiers à importer

a) le fichier du personnel
b) le fichier du « recrutement »

Le format de ces fichiers est disponible dans UMS | IMPORTATION | FICHIERS GRH/PAYE.

a) Pour avoir le format du fichier du personnel, il faut sélectionner « EMPLOYES » dans le groupe radio des options (en haut de la fenêtre), puis cliquer sur le bouton ?. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionner l’onglet « Fichier du personnel » qui vous donne le format.

b) Pour le fichier « RECRUTEMENT », même procédure, mais en choisissant l’onglet « RECRUTEMENT ».

Évidemment, il ne faut pas importer le second fichier avant d’avoir importé et fait valider par la GRH le premier.

28 septembre 2017.

FAQ / Comptabilité générale :

Une documentation est disponible sur le site ipresences.com

Le moteur de recherche interne au site affiche pour le mot « carburant » plusieurs liens :

1. Menu principal | Documentation > Le saviez-vous >
– Procédure d’achat au moyen de bons de carburant. La note technique NIT_2013_11_Achats_bons_carburants y est téléchargeable.

2. Menu principal | Documentation > Questions techniques
– Opérations avec bons d’essence
– Note complémentaire sur les bons d’essence.

3. Menu principal | Téléchargement > Documentation
– ligne 13 : Achats au moyen de bons de carburant. Le document NIT_2013.11.001_Achats_bons_carburant (PDF) y est téléchargeable.

25 septembre 2017.

FAQ / Vente au comptoir, Tiers redevables et services :

Pour résoudre le problème, il faut ajuster les dossiers des services.

Un service n’apparaît dans le module VENTES AU COMPTOIR que si vous indiquez qu’il est susceptible de facturer. Pour cela, utilisez le module REDEVABLES et SERVICES, sélectionnez chaque service susceptible de facturer et cochez la case « FACTURATION ».

22 septembre 2017.

FAQ / Gestion des stocks :

L’option « évolution des coûts des articles » du module gestion des stocks permet de déceler certaines anomalies dans les coûts des articles de stocks.

Choisissez la famille des articles de stock (exemple famille médicament) puis la période (du 01/01/2017 au 31/08/2017), fixez le taux d’augmentation minimum et cliquez sur le bouton « Afficher », vous obtiendrez la liste des articles dont le coût a changé, en plus ou en moins, avec l’indication réelle du « taux » pour chaque article.

Double-cliquez sur la ligne de l’article pour obtenir le détail.

Montrez-moi …

Le contrôle des tous les articles de stocks devrait être systématique pour déceler d’éventuelles anomalies de saisie.

05 septembre 2017.

FAQ / Achats, Stocks :

Il est tout à fait possible d’enregistrer un marché ou un bon de commande en utilisant une unité de conditionnement, à la condition que celle-ci figure dans la fiche de l’article.

Comment faire pour faire figurer une unité de conditionnement dans un article ?

Il suffit d’utiliser STOCKS | ARTICLES, cliquer sur le bouton (jaune) UNITES, puis sélectionner et insérer (bouton « insertion ») l’unité de conditionnement voulue. Au moment de la saisie du marché, un double clic sur la cellule UNITÉ affichera toutes les unités admissibles pour l’article sélectionné (les unités qui ont été affichées lorsque vous avez cliqué sur UNITES).

30 août 2017.

FAQ / Comptabilité budgétaire :

Il faut consacrer autant de temps au contrôle des données qu’à celui de leur saisie.

Dans le cas particulier des résultats budgétaires, l’option ‘NOMENCLATURE BUDGÉTAIRE’ offre plusieurs outils d’analyse et de contrôle.

a) Exécutez NOMENCLATURE BUDGÉTAIRE
b) Fixez l’exercice (2016, ou 2017);
c) Positionnez le type à DEPENSES
d) Fixez le titre à DÉPENSES DU PERSONNEL
– faites défiler les différents chapitres
– notez les colonnes RÉVISIONS, ENGAGEMENTS, … Ceci représente la saisie de la charge du personnel en 2016, ou 2017 (l’exercice séléctionné),
e) Positionnez le titre à DEPENSES DE FONCTIONNENT et notez les totaux des colonnes RÉVISIONS, ENGAGEMENTS, …
– le cas normal est celui pour lequel les totaux ENGAGENENTS, LIQUIDATIONS, MANDATEMENTS et PAIEMENTS indique la même valeur. Cela doit être vrai pour les Chapitres 01 « Remboursement de frais », 02 Frais judiciaires’, 03 ‘Mobilier et matériel’, 04 ‘Fournitures’; etc. Des totaux différents indiquent qu’il y a une situation à analyser. En examinant la liste des articles vous noterez au niveau de quel article se situe l’anomalie. Sélectionnez cet article et cliquez sur le bouton (loupe) pour avoir le détail des mouvements de l’article. Vous noterez par exemple que :
1- la commande liée à telle facture n’a pas été engagée (colonne engagement vide) et
2- telles autres commandes n’ont pas fait l’objet de liquidation, ni de mandatement, ni de paiement, par exemple.

Comment interpréter ces résultats ? Dans le premier cas, vous avez oublié d’engager la commande. Il faut engager toutes les commandes de l’exercice séléctionné qui ne l’ont pas été. Pour cela utiliser l’option ENGAGEMENTS et, pour chaque journal, engagez toutes les commandes non engagées.

Dans le second cas, pourquoi certaines commandes n’ont-elles pas donné lieu à des factures. En utilisant ACHATS | SUIVI DES COMMANDES (exercice 2016, ou 2017 : exercice séléctionné), vous noterez les commandes qui n’ont pas fait l’objet de facturation.

En utilisant les outils décrits ci-dessus et en vous basant sur le contenu des pièces justificatives, isolez les cas problèmes et obtenez la bonne information.

29 août 2017.

FAQ / Gestion des stocks :

Sélectionnez l’article (Celui-ci doit être « disponible à la vente »), positionnez le curseur sur la grille des prix de vente, puis enfoncez la touche « INSERT ». La fenêtre qui s’ouvre vous permet d’ajouter ou de supprimer (touche « DELETE ») des prix de vente à l’article sélectionné.

29 août 2017.

FAQ / Immobilisations :

Pour obtenir la liste des imprimantes,

– Activer l’option ‘Liste des biens’
– Sélectionner la famille ’42 Matériel informatique’
– Sélectionner la sous-famille 050 Imprimante’
– Choisir le format ‘Détaillé’.
– Imprimer

Pour obtenir la lise des photocopieuses,

– Activer l’option ‘Liste des biens’
– Sélectionner la famille ’41 Équipement de bureau’
– Sélectionner la sous-famille 040 Photocopieur’
– Choisir le format ‘Détaillé’.
– Imprimer

Le format DETAILLÉ permet d’afficher le numéro d’inventaire.

Ceci fonctionne si vous avez respecté le système de classement en familles et sous-familles.

29 août 2017.

FAQ / Ressources humaines et paye :

Pour indiquer dans le dossier d’un salarié qu’il est handicapé pour qu’il puisse bénéficier du 2° abattement (spécial handicapé) dans le calcul de l’IRG, il suffit de mettre à jour son dossier : Onglet SANTE | Combo Handicapé et choisir une valeur autre que « Aucun ».

La propriété « Handicap » ne s’affiche pas dans l’onglet Identification avec les autres propriétés de santé, mais apparaît dans l’onglet SANTE.

29 août 2017.

FAQ / Gestion des stocks :

Il faut ajuster les dossiers des fournisseurs en leur affectant les 2 taxes et mettre la bonne taxe dans les articles :
– soit par MISE A JOUR (STOCKS | ARTICLES | MISE A JOUR), ce qui est long et fastidieux;
– soit en utilisant STOCKS | UTILITAIRES | AJUSTEMENT DES TAXES (la touche permet un ajustement global.
IP20170929

La fonction STOCKS | UTILITAIRES | AJUSTEMENT DES TAXES permet d’inscrire le code taxe approprié dans chaque article. Pour cela sélectionnez FAMILLE et SOUS-FAMILLE, puis, actionner le bouton « Afficher », puis le bouton « Ajuster », et en utilisant le DOUBLE CLIC activez ou désactivez la taxe appropriée (TAUX NORMAL, ou TAUX RÉDUIT).  ATTENTION à ne pas affecter les deux taxes à un même article.

Montrez-moi …

18 août 2017.

FAQ / Gestion des stocks :

Il est évidemment possible d’avoir, dans le même marché, des articles taxés à 19%, d’autres à 9% et éventuellement d’autres encore à 0%. Le choix du taux est déterminé par le paramétrage de l’article.

A- si vous utilisez le mode de calcul « selon article » (mode normal), le système appliquera le taux qui figure dans le dossier du fournisseur ET dans l’article.

PRINCIPE DE CALCUL DE LA TVA en MODE « SELON ARTICLE »

    • le dossier fournisseur indique un taux de 19% et de 9%
      – l’article indique un taux de 19% —> le système applique 19%
      – l’article indique un taux de 9% —> le système applique 9%
      – l’article n’indique aucun taux —> TVA non appliqué
    • le dossier fournisseur indique un taux de 19%
      – l’article indique un taux de 19% —> le système applique 19%
      – l’article indique un taux de 9% —> TVA non appliquée
      – l’article n’indique aucun taux —> TVA non appliquée
    • le dossier fournisseur indique un taux de 9%
      – l’article indique un taux de 19% —> TVA non appliquée
      – l’article indique un taux de 9% —> le système applique 9%
      – l’article n’indique aucun taux —> TVA non appliquée
    • le dossier fournisseur n’indique aucune TVA
      – TVA non appliquée quel que soit le taux qui figure dans l’article

B- Si vous optez pour le mode selon « SELECTION », le système appliquera le taux sélectionné QUEL QUE SOIT le code TVA qui figure dans l’article et dans le dossier du fournisseur.

NOTA : Le système appliquera 9% ou 19% si la date de la pièce et postérieure ou égale au 01/01/2017; il optera pour 7 ou 17% si cette date est antérieure au 01/01/2017.

17 août 2017.

FAQ / Achats :

Dans le module ACHATS, vous avez la possibilité de sauvegarder une réception en cours de saisie et de la récupérer ultérieurement (option pratique dans le cas des réceptions volumineuses).

30 juillet 2017

FAQ / Gestion des stocks :

L’état détaillé des stock vous permet plusieurs formats de présentation de la valeur des stocks (par classe thérapeutique, par DCI ou par article – commercial -).

30 juillet 2017.

FAQ / Achats, consommation et cessions, gestion des stocks, Tiers fournisseurs et producteurs :

Pour que le système calcule la TVA, il faut que celle-ci figure dans le dossier du fournisseur ET dans l’article.

Il n y a que deux taxes : la TVA au taux normal (17% ou 19%) et la TVA au taux réduit (7% ou 9%).

En mode automatique, le système appliquera le taux approprié en fonction de la date de la pièce (commande ou facture) :
– Si la date de la pièce est antérieure au 01-01-2017, le système utilisera les anciens taux (normal : 17% / réduit : 7%);
– dans le cas contraire, il optera pour les nouveaux taux (normal : 19% / réduit : 9%).

Il faut vérifier le taux dans la table des articles (STOCKS | ARTICLES). Il faut fixer le bon taux aux articles.

En mode manuel, vous avez la liberté d’utiliser ou de ne pas utiliser le taux de votre choix.

09 juillet 2017.

FAQ / Modules spécialisés :

La procédure est décrite dans le fichier Lisez-moi.txt que vous obtiendrez après décompression de l’archive ezDICOMax.rar qui comprend également le fichier ezDICOMax.ocx

L’archive ezDICOMax.rar est téléchargeble ICI

01 juin 2017.

FAQ / Consommation et cessions :

Vous disposez de 10 B/50, soit l’équivalent de 500 unités. Comment livrer 20 unités ?

Il suffit de « déconditionner » une B/50. Le système vous offre cette option (bouton rouge « DECONDITIONNER ») car le déconditionnement n’est pas automatique.

Attention : le journal des déconditionnements doit figurer dans votre profil. Si la quantité commandée avait été un multiple de 50, le système aurait livré le nombre de boîtes nécessaires sans déconditionnement.

22 décembre 2016.

FAQ / Catégorie / Achats, consommation et cessions :

Que faut-il entendre par « décharge de la pharmacie » ?   S’il s’agit d’un transfert vers ou d’un autre établissement de santé, il faut utiliser les modules ACHATS (médicaments reçus) ou CONSOMMATION (médicaments livrés).

 Dans le premier cas, l’établissement émetteur est considéré comme un fournisseur (il faut créer son dossier dans le module FOURNISSEURS);
 Dans le second cas, l’établissement destinataire est traité comme un client (il faut lui ouvrir un dossier au moyen du module CLIENTS).

Attention : les échanges de biens entre établissements se font à la « juste valeur » (valeur du marché) de ces biens; autrement dit, il ne faut surtout pas mettre une valeur nulle sous prétexte qu’il s’agit d’échanges inter-établissements (qui ne donneront lieu à aucun mouvement de trésorerie – pas de paiement -).

22 décembre 2016.

FAQ / Ressources humaines et paye.

On peut, soit utiliser l’ancienne méthode, soit intégrer le traitement des frais de mission dans le module PAYE. Dans ce dernier cas,  il faut, au niveau du module GRH, créer une nouvelle rubrique de type « gain », par exemple ‘625 Frais de mission’.
Cette rubrique aura les caractéristiques suivantes:
– variable
– classe : Autres gains
– non cotisable
– non imposable
– lié aux comptes (part patronale) comptables suivants :
*  débit « 62520 Frais de mission et de déplacement »
* crédit « 4219.00101 Frais de mission et de déplacement à payer » (poste budgétaire 020101)

Il faut défaire le lien entre le budget et le compte 62520 puisque le budget est lié au compte créditeur (4219.00101, compte à créer).

La saisie des frais de mission se fera alors comme celle des autres rubriques variables dans le module GRH.

22 décembre 2016

FAQ / UMS

Dans le module UMS > option ‘importation des naissances’, l’action « Valider » provoque l’affichage d’un message d’erreur de la forme « – erreur ligne ???, mère ???????, bébé ??????? », « – F n’est pas une date correcte ». Comment corriger le problème ?

L’erreur vient du fait que le format des données source n’est pas respecté :

a) Il faut 2 feuilles EXCEL distinctes (une pour les naissances et une autre pour les mères)

b) Pour la feuille des MERES, Il faut choisir les données avec les codes 4 (et non pas 04) ET 5 (et non pas 05)

c) Pour la wilaya, il faut mettre le CODE de la wilaya (2) et non pas le nom complet

d) ‘F’ et ‘f’ sont 2 caractères différents. Le format spécifie bien ‘F’.

11 décembre 2016.

FAQ / Tiers fournisseurs et producteurs :

« L’État des dettes », accessible dans le module ACHATS sous l’intitulé « Balance fournisseurs », est maintenant aussi disponible dans le module BUDGET (option « État des dettes »).

Cette version ventile les dettes selon les budgets (précédent, courant et « hors budget » – annexe 2 -). Elle offre donc l’avantage à l’ordonnateur de suivre l’évolution des dettes de l’établissement en fonction de son budget.

Pour chaque fournisseur, 6 colonnes existent :

1- dette totale
2- total des dettes liquidées dans le budget 2015 (exercice précédent, selon la date)
3- total des dettes liquidées dans le budget 2016 (exercice courant, selon la date)
4- total des dettes hors budget (« annexe 2′)
5- total des dettes non liquidées

6- Une valeur dans la colonne 6 (=Écart : entre la colonne 1 et la somme des 4 autres colonnes ‘2,3,4,5’) indique une anomalie (ligne en rouge).

Pour obtenir le détail des factures d’une colonne, il suffit de cliquer sur une cellule de cette colonne. Si la cellule correspond à une ligne d’un fournisseur, le système affiche les factures de ce fournisseur uniquement. Si vous cliquez sur le total de la colonne, le système affiche les factures de tous les fournisseurs à l’égard desquels vous avez une dette.

11 décembre 2016.

FAQ / Tiers fournisseurs et producteurs :

Le processus de traitement des dettes antérieures n’a pas pas changé :

1. Établir la liste des dettes par fournisseur/facture (récupérer toutes les pièces justificatives – factures non payés -)

2. Les enregistrer dans un fichier EXCEL (format disponible dans UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES). Pour rappel, voici ce format :

– no de ligne,
– code du tiers fournisseur (6 positions). Il faut évidemment que le fournisseur existe,
– nom du fournisseur (cette colonne – qui doit exister – n’est pas utilisée par le système),
– no de la facture (8 positions; compléter à gauche avec des zéros, si nécessaire)
– date de la facture,
– montant de la facture (négatif si facture d’avoir).

ATTENTION : Créer autant de feuilles EXCEL que de catégories de fournisseurs. Par exemple, les dettes à l’égard des fournisseurs de produits pharmaceutiques doivent être rangées dans une feuille, celles à l’égard des produits alimentaires dans une autre, etc.

3. Utiliser UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES pour importer ces feuilles EXCEL en fixant les paramètres suivants:

– catégorie : sélectionner (en bas de la fenêtre) la catégorie de fournisseurs correspondant à la feuille choisie,
– Journal des dettes : prendre le journal 6xx correspondant aux dettes antérieures,
– Journal des avoirs : prendre le journal 6xx correspondant aux avoirs sur achats des exercices antérieurs;
– compte de liaison à débiter : 58400 (Liaison achats antérieurs,
– Service : sélectionner le service COMPTABILITÉ de l’établissement;
– Description : inscrire une description significative,
– Pièce : numéro de la pièce justificative qui a donné lieu à l’enregistrement de l’état des dettes

4. Après IMPORTATION, vous devez produire la BALANCE FOURNISSEUR (module ACHATS) en date du xx/xx/xxxx (probablement 31/12/2015) pour vérifier que les dettes ont bien été enregistrées. Vous pouvez également produire le GRAND LIVRE des fournisseurs pour constater que les dettes ont bien été inscrites dans les dossiers individuels des fournisseurs.

COMMENT RÉGLER LES DETTES ?

1. Une dette ne peut être payée que si son règlement a été AUTORISÉ.
Cette autorisation de payement est inscrite en utilisant le module ACHATS (option « AUTORISATION DE PAIEMENT »).

2. Le payement est effectuée en plusieurs étapes

a) procéder à la validation COMPTABLE (module ACHATS) des factures que vous voulez payer;

b) enregistrer un décaissement en utilisant le module TRÉSORERIE. Choisir l’option DÉCAISSEMENT | RÈGLEMENT fournisseur) en prenant bien soin de fixer au préalable le journal des décaissements à « MANDATS A PAYER »

c) Valider le décaissement

d) Dans le module BUDGET procéder au MANDATEMENT du décaissement enregistré dans le module TRÉSORERIE (imprimer le mandat, si utile)

e) A la réception de l’avis de règlement par le TRÉSORIER, enregistrer le PAIEMENT du mandat.

11 décembre 2016.

FAQ / Tableau de bord :

La procédure est décrite dans le fichier Lisez-moi.pdf que vous obtiendrez après décompression de l’archive VCF132.rar qui comprend également le dossier OCX regroupant les fichiers ocx et dll nécessaires à l’exécution des modules du système 3Coh.

L’archive VCF132.rar est téléchargeable ICI

11 décembre 2016.

FAQ / Comptabilité analytique :

Pour accéder à la fonction « CONSOMMATION ALIMENTATION » du module ANALYTIQUE, Une option « MISE A NIVEAU DE LA TABLE DES REPAS » est disponible dans le module UMS (Ref: page téléchargement du site paragraphe 51, posté le 04/12/2013).

11 décembre 2016.

FAQ / Comptabilité analytique :

L’option contrôle des paramètres vous permet d’afficher la liste des unités non réparties à travers les centres de responsabilités.

11 décembre 2016.

FAQ / Comptabilité budgétaire :

Une erreur de ce type doit être corrigée par un « ajustement budgétaire ».

Il faut bien rappeler que :
– l’engagement concerne une commande,
– La liquidation est relative à une facture.

Pour faire un « Ajustement budgétaire », il faut :

– Créer le journal 168 avec les attributs suivants :
a) type : 16 « opérations budgétaires »
b) Désignation : Journal des ajustements budgétaires
c) Sous-type : 9 « Ajustement »
d) Numéro : 168
e) Prochaine entrée : 168G0001
f) Centralisateur : vide
g) Effectif : coché
h) Compte d’équilibre : vide
i) Centralise dans : vide

– et inscrire ce journal dans le profil.

Un ajustement budgétaire réduit ou augmente un engagement ou une liquidation. Pour cela, le module BUDGET dispose de l’option « Ajustements budgétaires ». Il faut
a) Choisir ‘Engagement’ ou ‘Liquidation’
b) Préciser l’année (courante : 2016) ou précédente
c) Inscrire une description et la référence de la pièce justificative
d) Pour chaque poste budgétaire inscrire un montant
– positif pour augmenter l’engagement ou la liquidation
– négatif pour réduire l’engagement ou la liquidation.

11 décembre 2016.

FAQ / Comptabilité budgétaire :

1- Avant de placer les nouveaux exécutables (relatifs à la prise en charge de la nomenclature budgétaire 2014), il y a lieu de vérifier que l’exercice 2014 et ses périodes existent, sinon, les créer au moyen du module Paramètres (ancien, pour ne pas faire appel à la mise à niveau).

2- Placer les nouveaux exécutables, relatifs à la prise en charge de la nomenclature budgétaire 2014, y compris le module Paramètres

3- Dans UMS | Utilitaires | Importation | Nomenclature budgétaire (Bien noter : Nomenclature budgétaire et non Budget).

a. Fixer l’exercice à 2014

b. Fixer DEPENSES dans le groupe radio

c. IMPORTER, puis VALIDER (fichier EXCEL BUDGET_2014_DEPENSES)

d. Fixer RECETTES dans le groupe radio e. IMPORTER, puis VALIDER (fichier EXCEL BUDGET_2014_RECETTES)

4. Importer le complément de plan comptable

a. Lancer module COMPTABILITÉ

b. Sélectionner l’option IMPORTATION DUPLAN COMPTABLE (menu horizontal en haut de la fenêtre)

c. Importer le fichier EXCEL EXTENSION_PLAN_DE_COMPTES_2014

d. Valider

5. Vérification:  Lancez le module BUDGET b. Utiliser l’option PLAN BUDGÉTAIRE, SITUATION FINANCIERE pour produire l’état « Plan budgétaire et comptable ». Si vous avez un plan comptable spécifique, vous devrez probablement ajouter des comptes et leur lien avec le budget (option PLAN DE COMPTES du module COMPTABILITÉ).

11 décembre 2016.

FAQ / Comptabilité budgétaire :

Il y aurait lieu de rendre disponible le module budget au 31/12/2013, via le module Paramètres, pour pouvoir procéder à la clôture du budget.

11 décembre 2016.

FAQ / Immobilisations :

Si cette réparation consiste à augmenter la durée d’utilité du bien immobilisé (du groupe électrogène par exemple), il s’agit d’une immobilisation et non d’une charge; ce qui signifie que cette réparation augmente la valeur du groupe électrogène. Il faut donc :
a) inscrire une transaction de réévaluation du groupe électrogène dans le module IMMOBILISATIONS (le groupe électrogène doit figurer dans le fichier d’immobilisations)
b) inscrire la facture comme OD Fournisseur (module COMPTABILITÉ)

Si cette réparation n’augmente pas la durée d’utilité, il faut la traiter comme une OD fournisseur en débitant un compte d’entretiende matériel (sous compte du compte 615).

11 décembre 2016.

FAQ / Ressources humaines et paye :

Les recrutements sont validés automatiquement lorsque l’on procède par IMPORTATION (UMS | IMPORTATION | Table GRH/PAYE | RECRUTEMENTS).

Dans le module GRH, on dispose de la liste des employés selon différents critères
– option LISTE DU PERSONNEL
– option ETAT DES EFFECTIFS

NOTA : On peut visionner tous les dossiers au moyen de la loupe.

11 décembre 2016.

FAQ / Ressources humaines et paye :

La date de recrutement ne peut être modifiée. La seule façon de la changer est de recruter l’employé. Ceci peut se faire de deux manières : – soit par importation (module UMS | Importation tables GRH/PAYE | Option recrutement. Il faut évidemment respecter de façon scrupuleuse le format (bouton avec ?) – soit en enregistrant une transaction de recrutement directement dans le module GRH : utiliser « Mouvements individuels », puis ‘Événements de début de carrière », puis « recrutement », Assurez-vous au préalable que vous avez affecté à votre profil les corps de métier que vous êtes susceptibles d’utiliser.

11 décembre 2016.

FAQ / Gestion des stocks :

Trois outils de contrôle au moins existent dans 3COH et que les utilisateurs devraient utiliser quotidiennement pour détecter d’éventuelles anomalies (et pour éviter des soucis ultérieurs).

a) L’option contrôle de COHERENCE dans le module STOCKS

L’option UTILITAIRES | CONTROLE DE COHERENCE permet d’identifier d’éventuelles incohérences techniques dans l’enregistrement des données relatives aux stocks. Ces incohérences, s’il y en a, sont affichées sous la forme d’une liste à l’écran. Cette liste peut être sauvegardée sous la forme d’un fichier texte. Dans la majorité des cas, l’option UMS | UTILITAIRE | AJUSTEMENT A PATIR DES MOUVEMENTS | RECONSTITUTION DE L’HISTORIQUE DES STOCKS permet d’éliminer les incohérences. Si les incohérences ne sont pas éliminées par cette option ou si leur nombre est trop important, il faut transmettre à ipresences une copie de la base de données.

b) L’option tableau SOMMAIRE DES STOCKS dans le module STOCKS

Cette option permet de suivre l’évolution en valeur des stocks pour chaque période de l’exercice. De plus elle compare les valorisations comptable et physique des stocks. Tout écart, aussi minime soit-il, entre ces 2 comptabilités est signalé en rouge. La documentation technique permettant de corriger la plupart des écarts, sera disponible prochainement. Entre temps, si des écarts sont détectés, il faut transmettre à ipresences une copie de la base de données.

c) L’option balance FOURNISSEURS dans le module ACHATS

La balance fournisseurs donne l’état sommaire de dettes à l’égard des fournisseurs à la fin de chaque période (exercice courant ou un exercice antérieur). Cette balance donne le solde du fournisseur tel que calculé à partir du dossier de ce fournisseur et le solde calculé à partir des factures non réglées. Ces 2 soldes devraient être identiques. Un éventuel écart est indiqué dans la colonne ECART. Dans ce cas, une analyse fine du dossier devrait être faite. L’option MODULE COMPTABILITÉ | ANALYSE D’UN COMPTE DE TIERS permet notamment d’analyser les mouvements du dossier en cause.

11 décembre 2016.

FAQ / Gestion des stocks :

Il y a évidemment un lien direct entre les achats et les consommations. Si un article a été mouvementé à une date donnée D, vous ne pouvez plus le mouvementer à une date antérieure à D. Dans votre cas, si vous avez fait une entrée en stock (résultant d’un achat) le 31/12/2015, vous ne pouvez évidemment par enregistrer une sortie (consommation) le 28/02/2015. Ceci n’a pas de sens. Autrement dit, il faut respecter la chronologie des opérations : saisir les mouvements de février AVANT ceux de décembre.

Cela est le principe à la fois du traitement en temps réel et des règles de l’inventaire permanent. Si ce principe n’est pas respectée, la valorisation du stock pourra être erronée.

La correction passe par la seule solution d’identification et de suppression de toutes les opérations qui posent problème (postérieures au 28.02.2015) et leur re-saisie en respectant leur chronologie.

11 décembre 2016.

FAQ / Gestion des stocks :

Les classes et sous-classes thérapeutiques sont traitées comme des « articles » (de stock).

En conséquence, leur gestion est assurée au moyen des options du module STOCKS.

Pour créer une sous-classe thérapeutique,
– exécutez STOCKS | ARTICLES | AJOUTER,
– ensuite sélectionnez la famille (probablement 11 « Médicaments ») et la sous-famille.
– dans la boîte combo « Niveau », sélectionnez ‘S/classe thérapeutique »,
– ensuite choisir la classe thérapeutique (option « Source », « Classe »).

Le code de la sous-classe est automatiquement généré.

Renseignez le champ DESCRIPTION, puis « VALIDER ».

Dans le même sujet :  » Traitement des DCI « .

11 décembre 2016

FAQ / Gestion des stocks :

Oui, on peut débuter la saisie des commandes (internes et externes) d’un exercice avant la clôture de l’exercice précédent. Comme par exemple, faire la saisie des commandes de 2016 avant la clôture de l’année 2015. Pour cela, il suffit de changer la date au moment de la saisie de la commande (pas la date du module).

11 décembre 2016.

FAQ / Gestion des stocks :

L’option « utilitaires > Contrôle de cohérences, vous permet d’afficher et/ou d’imprimer la liste des articles de stocks incohérents.

11 décembre 2016.

FAQ / Achats, Budget :

Les opérations d’engagement et de liquidation ont été volontairement désactivées du module ACHATS. Il faut utiliser le module BUDGET pour les effectuer. Cette réorganisation a été décidée afin de limiter les fonctions ACHATS aux seules opérations attribuées à l’acheteur (enregistrer conventions, commandes, réceptions et factures et autoriser les règlements des factures). La comptabilisation budgétaire relève d’une autre responsabilité; celle du comptable qui aura donc accès au module BUDGET.

11 Décembre 2016.

 

FAQ / Consommation et cessions :

De façon générale, les consommations de stock par les services ou par des clients externes, sont prises en charge au moyen de fonctions du module CONSOMMATION ET CESSIONS. Il faut d’abord enregistrer la COMMANDE (du service) au moyen de l’option COMMANDES RECUES, préciser qu’il s’agit du type « ORDONNANCE INDIVIDUELLE », saisir les références du patient et indiquer qu’il s’agit du mode de saisie par DCI. Après validation de la commande, il faut procéder à sa livraison.

11 décembre 2016.

FAQ / Tiers redevables et services

Il ne faut pas confondre « droits d’accès » de l’usager et « profil » de l’usager. Il faut compléter le PROFIL; ceci se fait dans le module PARAMÈTRES, option PROFIL DES USAGERS. Choisissez le module 4 (CLIENTS), activez l’onglet CATEGORIES CLIENTS, sélectionnez le bon profil (celui associé à l’usager qui utilise le module SERVICES/ REDEVABLES), et insérez les catégories (en utilisant le touche après avoir sélectionné la catégorie). Les catégories accessibles apparaissent dans le fenêtre de gauche. Tout devrait fonctionner normalement.

11 décembre 2016.

FAQ / Trésorerie

Il y aurait lieu de vérifier dans le module PARAMÈTRES | option DISPONIBILITÉS que le module 21 / ‘Gestion des activités’ est désactivé. Cette option doit être décochée (non disponible).

11 décembre 2017

FAQ / Comptabilité générale :

La façon la plus simple de traiter les charges liées à des prestations est de les enregistrer comme charges hors bons de commandes; c’est-à-dire de les enregistrer comme « OD crédit fournisseur » (module COMPTABILITÉ). Il faut évidemment que le compte de charge (débit) (p.ex. 60612 « Électricité » ou 62602 « Frais de télécommunications ») soit budgétisable.

La liquidation d’une prestation de type « OD crédit » est la même que celle d’une prestation avec bon de commande. Il ne faut pas oublier :
a) de valider la transaction,
b) de faire figurer dans le profil, le journal d’achats associé à cette transaction.

11 décembre 2016.

FAQ /

La procédure de transmission sécurisée des données via le site ipresences.com est décrite dans l’actualité du site, article intitulé  » Procédure de transmission sécurisée des données « .

11 décembre 2016.

FAQ /

Les téléchargements des exécutables du système 3coh se font après authentification (utilisation du login de connexion de l’établissement à l’entrepôt des données) depuis le site https://ipresences.com   lien : Menu principal | Téléchargement  > Télécharger les exécutables …

11 décembre 2016

FAQ /

La fiche de l’établissement peut être consultée et mise à jour depuis le site https://ipresences.com   lien : Menu principal | Etablissements  > liste des établissements.

Montrez-moi …

11 décembre 2016.