Mise en Å“uvre du système de comptabilité de gestion 
Le rôle du groupe de projet

Nous avons maintes fois insisté sur l’importance du facteur humain pour la réussite du projet de mise en

œuvre du système informatisé de comptabilité de gestion au sein des établissements. Deux aspects

fondamentaux doivent être pris en compte :

1. L’implication personnelle, effective, résolue et permanente du Directeur de l’établissement est le paramètre essentiel. Il doit jouer pleinement son rôle de coordonnateur, de catalyseur et d’arbitre. Premier décideur, il doit savoir écouter, encourager et motiver tant les membres de l’équipe de projet que les utilisateurs parfois désorientés par un système qui apporte le changement tant au niveau des méthodes de travail et qu’à celui des comportements des individus.
   L’installation du « centre de calcul » à proximité du bureau du Directeur Général n’est pas une décision fortuite : le regard du Directeur Général doit être perceptible. Meilleure manifestation de l’intérêt du premier responsable de l’établissement, Il pourra prendre la forme de visites pour s’enquérir de l’état d’avancement des travaux et par un accès, via son poste de travail, à la base de données et aux indicateurs de gestion que commence déjà à fournir le logiciel 3COH
2.  La définition précise des missions des membres de l’équipe de projet. Face à un projet qui amène un changement majeur en incitant au travail collaboratif, au partage et à la rigueur dans le travail, cette définition vise à la fois à conforter chacun dans son rôle et à éviter la dilution des responsabilités.

Rappelons que l’équipe de projet est constituée de 3 personnes : un gestionnaire, un comptable et un informaticien.

1.  Le gestionnaire

Il est le premier responsable de la gestion au quotidien du fonctionnement du système. Sa mission principale consiste à maintenir le lien de communication permanent avec la Direction générale et les services utilisateurs. Pour cela, il devra :

a. Définir des procédures de communication avec les services utilisateurs

b. Organiser, chaque fois que requis, et au moins une fois par semaine, une séance de travail avec les autres membres de l’équipe de projet. L’objet de cette séance est de faire le point sur le fonctionnement général du centre et de solutionner les éventuels problèmes rencontrés

c. Fournir, une fois par semaine, au Directeur Général tous les éléments sur l’avancement des travaux au niveau du centre de calcul

d. S’assurer de la bonne transmission des données de et vers les services utilisateurs

e. Organiser, et éventuellement animer, des séances de formation au profit des services utilisateurs

f. Maintenir un contact permanent avec les services utilisateurs et s’enquérir de leur degré de satisfaction ou de non satisfaction

g. Identifier et documenter les besoins nouveaux ou les demandes d’améliorations au système, demandées par les services utilisateurs

h. Veiller au respect des relations contractuelles avec les fournisseurs des outils de gestion du système d’information : matériel, logiciel et autres accessoires

i. S’assurer de la visite périodique de ces fournisseurs dans le cadre d’une gestion préventive des incidents

j. Vérifier, en collaboration avec les autres membres de l’équipe de projet, le respect par le logiciel 3COH des termes du « décret exécutif n0 09-110 du 7 avril 2009 fixant les conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques ».

k. Prendre toute mesure utile pour faciliter la communication entre les différents acteurs du système d’information : Direction Générale, services utilisateurs, équipe de projet, personnel affecté à la saisie des données, concepteur du logiciel, fournisseurs de matériel et d’autres Logiciels.

2. Le comptable

Dans le cadre du nouveau système de comptabilité informatisée de gestion, le rôle des comptables de l’établissement va changer de façon importante, la majorité des tâches routinières et répétitives étant maintenant prises en charge par le logiciel. Essentiellement technique, la mission du comptable, membre de l’équipe de projet, consistera

a. à former les utilisateurs, notamment les membres du service de la comptabilité, aux principes et méthodes du nouveau système comptable;

b. à vérifier la conformité du paramétrage du système (plan comptable, journaux, plan budgétaire, …) avec les spécificités propres de l’établissement et la réglementation en vigueur

c. à gérer, au profit des services utilisateurs, les fichiers des tiers (clients, fournisseurs, salariés) et s’assurer de la non redondance des données

d. à réaliser quotidiennement le contrôle de cohérence des données gérées par le système

e. à procéder, à chaque fin de mois, à la centralisation des journaux auxiliaires

i. Production et validation par les services du document de synthèse des opérations du mois

ii. Transmission du document de synthèse dûment validé au Directeur général et classement d’une copie au niveau des services comptables

iii. Clôture du mois

iv. Production des états de synthèse

• ­ Production des états de synthèse
• ­ Transmission à la Direction Générale
• ­ Classement des états de synthèse au niveau du service de la comptabilité;

f. À transmettre à l’informaticien tout disfonctionnement d’ordre technique du système

3. L’informaticien

Il (elle) devra assurer pleinement son rôle de technicien. Sa mission principale consistera à assurer

le fonctionnement du logiciel et du matériel qui le loge dans des conditions optimales de sécurité

et de confidentialité. Pour ce faire, il (elle) devra assurer les tâches suivantes :

a. Définition et documentation des procédures de sécurisation du système; tant au niveau physique que logique

i. Accès au centre de calcul

ii. Protection physique du matériel

iii. Contrôle des intrusions non autorisées

iv. Mise en place d’antivirus performants et à jour

v. Prise quotidienne de copies de sécurité de la base de données et de son environnement

b. Transmission au Directeur général des procédures de sécurisation du système

c. Définition, avec les autres membres de l’équipe du projet, de procédures de travail manuelles en cas de panne majeure du système

d. Gestion des usagers (noms, droits d’accès) et des profils des usagers de l’application 3COH.

i. Cette gestion doit être faite avec la participation des autres membres de l’équipe de projet

ii. L’identification des usagers et de leurs habilitations devront être communiquées au Directeur Général et être révisées périodiquement (au moins une fois par mois)

e. Prise en charge des problèmes techniques

i. Tenue à jour d’un registre des incidents techniques

ii. Résolution de problèmes techniques mineurs n’ayant aucune incidence sur l’organisation ou la fiabilité de la base de données

iii. Transmission au concepteur du logiciel, dans les délais les meilleurs, de tout incident ou anomalie constatée dans le fonctionnement du logiciel

iv. Prise en charge de tout problème technique affectant le matériel informatique, les accessoires de réseau ou les logiciels d’exploitation

f. Installation des versions mises à jour du logiciel

i. Installation des mises à jour et exécution des procédures communiquées par le concepteur

g. Gestion technique du paramétrage du système

i. En collaboration avec les autres membres de l’équipe et/ou les services utilisateurs, il (elle) devra assurer la réalisation technique du paramétrage du système.

h. Identification de besoins nouveaux exprimés par les services utilisateurs

i. Dans le souci de maintenir un système performant qui répond au mieux aux besoins des utilisateurs et à ceux de la Direction de l’établissement, il devra – en collaboration avec le gestionnaire - identifier et documenter les besoins nouveaux que pourraient exprimer les services utilisateurs

ii. Périodiquement, il devra communiquer ces besoins au concepteur du logiciel pour en examiner la faisabilité dans le cadre des relations contractuelles entre les parties que sont l’établissement et la société conceptrice du logiciel.