Réponse :

1. Le système de codification des médicaments :

Le code des articles (produits commerciaux) est composé de 13 positions et a le format suivant :

CCS nnnPPPsss

où CCS nnn est le code DCI
et PPPsss le code du laboratoire producteur.

* Le code DCI ( CCS nnn : 7 positions exactement, en incluant le caractère '' espace" en 4ème position) est structuré de la façon suivante ::

CCS est le code de la classe thérapeutique, S le code de la sous-classe et nnn un numéro d'ordre.

- Exemple : 03B 024 "Paracétamol, solution injectable, 1GR, flacon de 100ml

* Le code laboratoire ( PPPsss : sur 6 positions exactement, obéit également à une règle bien précise; il a le format suivant ::

PPP est le code du pays et sss un numéro séquentiel.

- Exemple 213038 "Laboratoire LAD PHARMA (Algérie)"; 047004 "Laboratoire BAXTER (USA)"

- Exemple de codes de médicaments
- 02C 019035032 LIDOCAINE /SOLUTION INJECTABLE /2 % (DCI : 02C 019; laboratoire 035032 (MENARINI, ITALIE)

NOTA : les 26 premières classes thérapeutiques (001 à 026) constituent une codification standard définie par le MSPRH. Au delà de la 26ème classe, chaque établissement a établi sa propre codification.

2. Tables dans 3COH

3COH permet notamment d'assurer la gestion

- des laboratoires (COMPTABILITE ET TIERS / FOURNISSEURS ET LABORATOIRES)
- des classes, sous-classes, DCI et articles (STOCKS | ARTICLES)

Le module STOCKS permet notamment d'obtenir la liste des classes, des sous-classes, des DCI ou des articles. Il permet également d'imprimer ces listes et/ou de les exporter sous la forme de fiche EXCEL. Pour cela, utiliser la fonction STOCKS | LISTE DES ARTICLES.

3. Autres familles de produits pharmaceutiques (consommables, réactifs, instrumentation, ...)

La codification des articles de ces familles est différente de celle des médicaments. Famille 12 "Consommables" : codification de type "libre" n'obéit à aucune logique structurée (voir le service pharmacie). la codification des articles des autres familles obéit à la règle de la "Famille | sous-famille | no d'ordre"; autrement dit, le code d'un article a le format :

FFSSssss

où FF est le code FAMILLE (p. ex. '12' pour consommables)
SS est le code de la sous-famille
ssss le numéro d'ordre de l'article dans la sous-famille

p. ex. 14050011 (famille 14, sous-famille 05 et no d'ordre 0011)

Le service de la pharmacie devra valider (ou modifier) ce système de codification.

IMPORTANT : La notion d'unité de compte est mal comprise par les utilisateurs de 3COH : 3COH distingue 2 types d'unités de compte : les unités élémentaires et les unités de conditionnement. Une unité élémentaire est non décomposable, alors qu'une unité de déconditionnement l'est. Chaque article a une seule unité de compte, mais peut avoir plusieurs unités de conditionnement.

Exemple : PIECE, UNITÉ, COMPRIMÉ, KILO, LITRE, GRAMME, AMP/100MG ... sont des unités élémentaires
BTE/10, PQT/50, CARTON/20, FLACON/10 ... sont des unités de conditionnement

mais, BOITE, CARTON, AMPOULE ne sont ni des unités élémentaires, ni des unités de conditionnement. Elles ne devront jamais être utilisés. 3OH offre 2 fonctions : DECONDITIONNEMENT et CONDITIONNEMENT qui permettent de transformer une unité de conditionnement en unités élémentaires et vice-versa.

2016-12-09 18:25:49

Réponse :

Un engagement est la traduction budgétaire d'une commande (ou d'un avenant de commande), alors qu'un dégagement traduit en termes budgétaires une annulation de commande.

La saisie d'un engagement (ou d'un dégagement) est fort simple:
- il faut valider la commande (ou l'annulation de commande) dans le module ACHATS
- il faut exécuter le module BUDGET et activer l'option ENGAGEMENTS/ DEGAGEMENTS
- choisir le journal des commandes pour un engagement (journal d'annulation de commandes pour un dégagement)
- fixer la période
- sélectionner les commandes (bouton SELECTIONNER)
- positionner le curseur sur la commande à engager
- cliquer sur le bouton ENGAGER; ce qui génère automatiquement la distribution budgétaire<

Après vérification et contrôle, il faudra VALIDER l'engagement.

NOTA : Il faut que les journaux affectés (commandes et engagements) figurent dans le profil de l'usager.

2016-11-30 20:42:43

Réponse :

La procédure de transmission sécurisée des données via le site ipresences.com est décrite dans l'actualité du site, article intitulé " Procédure de transmission sécurisée des données ".

Dans le même sujet :
" Procédure de transmission sécurisée des données ".

" Procédure de transmission sécurisée des données et de suivi du traitement des bases de données ".

2016-11-19 17:00:08

Réponse :

Trois outils de contrôle au moins existent dans 3COH et que les utilisateurs devraient utiliser quotidiennement pour détecter d'éventuelles anomalies (et pour éviter des soucis ultérieurs).

a) L'option contrôle de COHERENCE dans le module STOCKS

L'option UTILITAIRES | CONTROLE DE COHERENCE permet d'identifier d'éventuelles incohérences techniques dans l'enregistrement des données relatives aux stocks. Ces incohérences, s'il y en a, sont affichées sous la forme d'une liste à l'écran. Cette liste peut être sauvegardée sous la forme d'un fichier texte. Dans la majorité des cas, l'option UMS | UTILITAIRE | AJUSTEMENT A PATIR DES MOUVEMENTS | RECONSTITUTION DE L'HISTORIQUE DES STOCKS permet d'éliminer les incohérences. Si les incohérences ne sont pas éliminées par cette option ou si leur nombre est trop important, il faut transmettre à ipresences une copie de la base de données.

b) L'option tableau SOMMAIRE DES STOCKS dans le module STOCKS

Cette option permet de suivre l'évolution en valeur des stocks pour chaque période de l'exercice. De plus elle compare les valorisations comptable et physique des stocks. Tout écart, aussi minime soit-il, entre ces 2 comptabilités est signalé en rouge. La documentation technique permettant de corriger la plupart des écarts, sera disponible prochainement. Entre temps, si des écarts sont détectés, il faut transmettre à ipresences une copie de la base de données.

c) L'option balance FOURNISSEURS dans le module ACHATS

La balance fournisseurs donne l'état sommaire de dettes à l'égard des fournisseurs à la fin de chaque période (exercice courant ou un exercice antérieur). Cette balance donne le solde du fournisseur tel que calculé à partir du dossier de ce fournisseur et le solde calculé à partir des factures non réglées. Ces 2 soldes devraient être identiques. Un éventuel écart est indiqué dans la colonne ECART. Dans ce cas, une analyse fine du dossier devrait être faite. L'option MODULE COMPTABILITÉ | ANALYSE D'UN COMPTE DE TIERS permet notamment d'analyser les mouvements du dossier en cause.

2016-11-04 14:13:33

Réponse :

Les recrutements sont validés automatiquement lorsque l'on procède par IMPORTATION (UMS | IMPORTATION | Table GRH/PAYE | RECRUTEMENTS).

Dans le module GRH, on dispose de la liste des employés selon différents critères
- option LISTE DU PERSONNEL
- option ETAT DES EFFECTIFS

NOTA : On peut visionner tous les dossiers au moyen de la loupe.

2016-11-04 13:12:04

Réponse :

Si cette réparation consiste à augmenter la durée d'utilité du bien immobilisé (du groupe électrogène par exemple), il s'agit d'une immobilisation et non d'une charge; ce qui signifie que cette réparation augmente la valeur du groupe électrogène. Il faut donc :
a) inscrire une transaction de réévaluation du groupe électrogène dans le module IMMOBILISATIONS (le groupe électrogène doit figurer dans le fichier d'immobilisations)
b) inscrire la facture comme OD Fournisseur (module COMPTABILITÉ)

Si cette réparation n'augmente pas la durée d'utilité, il faut la traiter comme une OD fournisseur en débitant un compte d'entretiende matériel (sous compte du compte 615).

2016-11-04 12:21:34

Réponse :

Il y a évidemment un lien direct entre les achats et les consommations. Si un article a été mouvementé à une date donnée D, vous ne pouvez plus le mouvementer à une date antérieure à D. Dans votre cas, si vous avez fait une entrée en stock (résultant d'un achat) le 31/12/2015, vous ne pouvez évidemment par enregistrer une sortie (consommation) le 28/02/2015. Ceci n'a pas de sens. Autrement dit, il faut respecter la chronologie des opérations : saisir les mouvements de février AVANT ceux de décembre.

Cela est le principe à la fois du traitement en temps réel et des règles de l'inventaire permanent. Si ce principe n'est pas respectée, la valorisation du stock pourra être erronée.

La correction passe par la seule solution d'identification et de suppression de toutes les opérations qui posent problème (postérieures au 28.02.2015) et leur re-saisie en respectant leur chronologie.

2016-09-21 14:55:05

Réponse :

Une erreur de ce type doit être corrigée par un « ajustement budgétaire ».

Il faut bien rappeler que :
- l’engagement concerne une commande,
- La liquidation est relative à une facture.

Pour faire un « Ajustement budgétaire », il faut :

- Créer le journal 168 avec les attributs suivants :
a) type : 16 "opérations budgétaires"
b) Désignation : Journal des ajustements budgétaires
c) Sous-type : 9 "Ajustement"
d) Numéro : 168
e) Prochaine entrée : 168G0001
f) Centralisateur : vide
g) Effectif : coché
h) Compte d'équilibre : vide
i) Centralise dans : vide

- et inscrire ce journal dans le profil.

Un ajustement budgétaire réduit ou augmente un engagement ou une liquidation. Pour cela, le module BUDGET dispose de l'option "Ajustements budgétaires". Il faut
a) Choisir 'Engagement' ou 'Liquidation'
b) Préciser l'année (courante : 2016) ou précédente
c) Inscrire une description et la référence de la pièce justificative
d) Pour chaque poste budgétaire inscrire un montant
- positif pour augmenter l'engagement ou la liquidation
- négatif pour réduire l'engagement ou la liquidation.

2016-09-09 09:23:36

Réponse :

La façon la plus simple de traiter les charges liées à des prestations est de les enregistrer comme charges hors bons de commandes; c'est-à-dire de les enregistrer comme "OD crédit fournisseur" (module COMPTABILITÉ). Il faut évidemment que le compte de charge (débit) (p.ex. 60612 "Électricité" ou 62602 "Frais de télécommunications") soit budgétisable.

La liquidation d'une prestation de type "OD crédit" est la même que celle d'une prestation avec bon de commande. Il ne faut pas oublier :
a) de valider la transaction,
b) de faire figurer dans le profil, le journal d'achats associé à cette transaction.

2016-08-30 22:32:15

Réponse :

De façon générale, les consommations de stock par les services ou par des clients externes, sont prises en charge au moyen de fonctions du module CONSOMMATION ET CESSIONS. Il faut d'abord enregistrer la COMMANDE (du service) au moyen de l'option COMMANDES RECUES, préciser qu'il s'agit du type "ORDONNANCE INDIVIDUELLE", saisir les références du patient et indiquer qu'il s'agit du mode de saisie par DCI. Après validation de la commande, il faut procéder à sa livraison.

2016-08-30 22:28:14

Réponse :

La procédure est décrite dans le fichier Lisez-moi.pdf que vous obtiendrez après décompression de l'archive VCF132.rar qui comprend également le dossier OCX regroupant les fichiers ocx et dll nécessaires à l'exécution des modules du système 3Coh.

L'archive VCF132.rar est téléchargeble ICI

2016-08-12 13:15:55

Réponse :

L'"État des dettes", accessible dans le module ACHATS sous l'intitulé "Balance fournisseurs", est maintenant aussi disponible dans le module BUDGET (option "État des dettes").

Cette version ventile les dettes selon les budgets (précédent, courant et "hors budget" - annexe 2 -). Elle offre donc l'avantage à l'ordonnateur de suivre l'évolution des dettes de l'établissement en fonction de son budget.

Pour chaque fournisseur, 6 colonnes existent :

1- dette totale
2- total des dettes liquidées dans le budget 2015 (exercice précédent, selon la date)
3- total des dettes liquidées dans le budget 2016 (exercice courant, selon la date)
4- total des dettes hors budget ("annexe 2')
5- total des dettes non liquidées

6- Une valeur dans la colonne 6 (=Écart : entre la colonne 1 et la somme des 4 autres colonnes '2,3,4,5') indique une anomalie (ligne en rouge).

Pour obtenir le détail des factures d'une colonne, il suffit de cliquer sur une cellule de cette colonne. Si la cellule correspond à une ligne d'un fournisseur, le système affiche les factures de ce fournisseur uniquement. Si vous cliquez sur le total de la colonne, le système affiche les factures de tous les fournisseurs à l'égard desquels vous avez une dette.

2016-05-30 18:04:12

Réponse :

Le processus de traitement des dettes antérieures n'a pas pas changé :

1. Établir la liste des dettes par fournisseur/facture (récupérer toutes les pièces justificatives - factures non payés -)

2. Les enregistrer dans un fichier EXCEL (format disponible dans UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES). Pour rappel, voici ce format :

- no de ligne,
- code du tiers fournisseur (6 positions). Il faut évidemment que le fournisseur existe,
- nom du fournisseur (cette colonne - qui doit exister - n'est pas utilisée par le système),
- no de la facture (8 positions; compléter à gauche avec des zéros, si nécessaire)
- date de la facture,
- montant de la facture (négatif si facture d'avoir).

ATTENTION : Créer autant de feuilles EXCEL que de catégories de fournisseurs. Par exemple, les dettes à l'égard des fournisseurs de produits pharmaceutiques doivent être rangées dans une feuille, celles à l'égard des produits alimentaires dans une autre, etc.

3. Utiliser UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES pour importer ces feuilles EXCEL en fixant les paramètres suivants:

- catégorie : sélectionner (en bas de la fenêtre) la catégorie de fournisseurs correspondant à la feuille choisie,
- Journal des dettes : prendre le journal 6xx correspondant aux dettes antérieures,
- Journal des avoirs : prendre le journal 6xx correspondant aux avoirs sur achats des exercices antérieurs;
- compte de liaison à débiter : 58400 (Liaison achats antérieurs,
- Service : sélectionner le service COMPTABILITÉ de l'établissement;
- Description : inscrire une description significative,
- Pièce : numéro de la pièce justificative qui a donné lieu à l'enregistrement de l'état des dettes

4. Après IMPORTATION, vous devez produire la BALANCE FOURNISSEUR (module ACHATS) en date du xx/xx/xxxx (probablement 31/12/2015) pour vérifier que les dettes ont bien été enregistrées. Vous pouvez également produire le GRAND LIVRE des fournisseurs pour constater que les dettes ont bien été inscrites dans les dossiers individuels des fournisseurs.

COMMENT RÉGLER LES DETTES ?

1. Une dette ne peut être payée que si son règlement a été AUTORISÉ.
Cette autorisation de payement est inscrite en utilisant le module ACHATS (option "AUTORISATION DE PAIEMENT").

2. Le payement est effectuée en plusieurs étapes

a) procéder à la validation COMPTABLE (module ACHATS) des factures que vous voulez payer;

b) enregistrer un décaissement en utilisant le module TRÉSORERIE. Choisir l'option DÉCAISSEMENT | RÈGLEMENT fournisseur) en prenant bien soin de fixer au préalable le journal des décaissements à "MANDATS A PAYER"

c) Valider le décaissement

d) Dans le module BUDGET procéder au MANDATEMENT du décaissement enregistré dans le module TRÉSORERIE (imprimer le mandat, si utile)

e) A la réception de l'avis de règlement par le TRÉSORIER, enregistrer le PAIEMENT du mandat.

2016-05-26 14:52:38

Réponse :

Les classes et sous-classes thérapeutiques sont traitées comme des "articles" (de stock).

En conséquence, leur gestion est assurée au moyen des options du module STOCKS.

Pour créer une sous-classe thérapeutique,
- exécutez STOCKS | ARTICLES | AJOUTER,
- ensuite sélectionnez la famille (probablement 11 "Médicaments") et la sous-famille.
- dans la boîte combo "Niveau", sélectionnez 'S/classe thérapeutique",
- ensuite choisir la classe thérapeutique (option "Source", "Classe").

Le code de la sous-classe est automatiquement généré.

Renseignez le champ DESCRIPTION, puis "VALIDER".

Dans le même sujet : " Traitement des DCI ".

2016-05-17 16:55:58

Réponse :

Oui, on peut débuter la saisie des commandes (internes et externes) d'un exercice avant la clôture de l'exercice précédent. Comme par exemple, faire la saisie des commandes de 2016 avant la clôture de l'année 2015. Pour cela, il suffit de changer la date au moment de la saisie de la commande (pas la date du module).

2016-02-03 07:55:12

Réponse :

La date de recrutement ne peut être modifiée. La seule façon de la changer est de recruter l'employé. Ceci peut se faire de deux manières : - soit par importation (module UMS | Importation tables GRH/PAYE | Option recrutement. Il faut évidemment respecter de façon scrupuleuse le format (bouton avec ?) - soit en enregistrant une transaction de recrutement directement dans le module GRH : utiliser "Mouvements individuels", puis 'Événements de début de carrière", puis "recrutement", Assurez-vous au préalable que vous avez affecté à votre profil les corps de métier que vous êtes susceptibles d'utiliser.

2014-09-07 13:52:00

Réponse :

Il ne faut pas confondre "droits d'accès" de l'usager et "profil" de l'usager. Il faut compléter le PROFIL; ceci se fait dans le module PARAMÈTRES, option PROFIL DES USAGERS. Choisissez le module 4 (CLIENTS), activez l'onglet CATEGORIES CLIENTS, sélectionnez le bon profil (celui associé à l'usager qui utilise le module SERVICES/ REDEVABLES), et insérez les catégories (en utilisant le touche après avoir sélectionné la catégorie). Les catégories accessibles apparaissent dans le fenêtre de gauche. Tout devrait fonctionner normalement.

2014-09-07 13:41:20

Réponse :

Les téléchargements des exécutables du système 3coh se font après authentification : utilisation du login de connexion de l’établissement, à l’entrepôt des données. télécharger les éxécutables

2014-06-08 10:08:44

Réponse :

L'erreur vient du fait que le format des données source n'est pas respecté :

a) Il faut 2 feuilles EXCEL distinctes (une pour les naissances et une autre pour les mères)

b) Pour la feuille des MERES, Il faut choisir les données avec les codes 4 (et non pas 04) ET 5 (et non pas 05)

c) Pour la wilaya, il faut mettre le CODE de la wilaya (2) et non pas le nom complet

d) 'F' et 'f' sont 2 caractères différents. Le format spécifie bien 'F'.

2014-06-03 15:10:20

Réponse :

Il y aurait lieu de vérifier dans le module PARAMÈTRES | option DISPONIBILITÉS que le module 21 / 'Gestion des activités' est désactivé. Cette option doit être décochée (non disponible).

2014-06-02 11:38:48

Réponse :

1- Avant de placer les nouveaux exécutables (relatifs à la prise en charge de la nomenclature budgétaire 2014), il y a lieu de vérifier que l'exercice 2014 et ses périodes existent, sinon, les créer au moyen du module Paramètres (ancien, pour ne pas faire appel à la mise à niveau). 2- Placer les nouveaux exécutables, relatifs à la prise en charge de la nomenclature budgétaire 2014, y compris le module Paramètres 3- Dans UMS | Utilitaires | Importation | Nomenclature budgétaire (Bien noter : Nomenclature budgétaire et non Budget). a. Fixer l’exercice à 2014 b. Fixer DEPENSES dans le groupe radio c. IMPORTER, puis VALIDER (fichier EXCEL BUDGET_2014_DEPENSES) d. Fixer RECETTES dans le groupe radio e. IMPORTER, puis VALIDER (fichier EXCEL BUDGET_2014_RECETTES) 4. Importer le complément de plan comptable a. Lancer module COMPTABILITÉ b. Sélectionner l’option IMPORTATION DUPLAN COMPTABLE (menu horizontal en haut de la fenêtre) c. Importer le fichier EXCEL EXTENSION_PLAN_DE_COMPTES_2014 d. Valider 5. Vérification a. Lancez le module BUDGET b. Utiliser l’option PLAN BUDGÉTAIRE, SITUATION FINANCIERE pour produire l’état « Plan budgétaire et comptable ». Si vous avez un plan comptable spécifique, vous devrez probablement ajouter des comptes et leur lien avec le budget (option PLAN DE COMPTES du module COMPTABILITÉ).

2014-06-02 11:38:20

Réponse :

Il y aurait lieu de rendre disponible le module budget au 31/12/2013, via le module Paramètres, pour pouvoir procéder à la clôture du budget.

2014-06-02 11:37:54

Réponse :

Pour accéder à la fonction « CONSOMMATION ALIMENTATION » du module ANALYTIQUE, Une option « MISE A NIVEAU DE LA TABLE DES REPAS » est disponible dans le module UMS (Ref: page téléchargement du site paragraphe 51, posté le 04/12/2013).

2014-06-02 11:37:27

Réponse :

L’option contrôle des paramètres vous permet d'afficher la liste des unités non réparties à travers les centres de responsabilités.

2014-06-02 11:37:02

Réponse :

L'option "utilitaires > Contrôle de cohérences, vous permet d'afficher et/ou d'imprimer la liste des articles de stocks incohérents.

2014-06-02 11:36:36

Réponse :

Les opérations d'engagement et de liquidation ont été volontairement désactivées du module ACHATS. Il faut utiliser le module BUDGET pour les effectuer. Cette réorganisation a été décidée afin de limiter les fonctions ACHATS aux seules opérations attribuées à l'acheteur (enregistrer conventions, commandes, réceptions et factures et autoriser les règlements des factures). La comptabilisation budgétaire relève d'une autre responsabilité; celle du comptable qui aura donc accès au module BUDGET.

2014-06-02 11:36:07

Réponse :

La fiche de l'établissement peut être mise à jour et consultée depuis le lien suivant : Liste des établissements

Montrez-moi ...

2014-06-02 11:35:45