Reponse : Le processus de traitement des dettes antérieures n'a pas pas changé :

1. Établir la liste des dettes par fournisseur/facture (récupérer toutes les pièces justificatives - factures non payés -)

2. Les enregistrer dans un fichier EXCEL (format disponible dans UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES). Pour rappel, voici ce format :

- no de ligne,
- code du tiers fournisseur (6 positions). Il faut évidemment que le fournisseur existe,
- nom du fournisseur (cette colonne - qui doit exister - n'est pas utilisée par le système),
- no de la facture (8 positions; compléter à gauche avec des zéros, si nécessaire)
- date de la facture,
- montant de la facture (négatif si facture d'avoir).

ATTENTION : Créer autant de feuilles EXCEL que de catégories de fournisseurs. Par exemple, les dettes à l'égard des fournisseurs de produits pharmaceutiques doivent être rangées dans une feuille, celles à l'égard des produits alimentaires dans une autre, etc.

3. Utiliser UMS| UTILITAIRES |IMPORTATION| DETTES pour importer ces feuilles EXCEL en fixant les paramètres suivants:

- catégorie : sélectionner (en bas de la fenêtre) la catégorie de fournisseurs correspondant à la feuille choisie,
- Journal des dettes : prendre le journal 6xx correspondant aux dettes antérieures,
- Journal des avoirs : prendre le journal 6xx correspondant aux avoirs sur achats des exercices antérieurs;
- compte de liaison à débiter : 58400 (Liaison achats antérieurs,
- Service : sélectionner le service COMPTABILITÉ de l'établissement;
- Description : inscrire une description significative,
- Pièce : numéro de la pièce justificative qui a donné lieu à l'enregistrement de l'état des dettes

4. Après IMPORTATION, vous devez produire la BALANCE FOURNISSEUR (module ACHATS) en date du xx/xx/xxxx (probablement 31/12/2015) pour vérifier que les dettes ont bien été enregistrées. Vous pouvez également produire le GRAND LIVRE des fournisseurs pour constater que les dettes ont bien été inscrites dans les dossiers individuels des fournisseurs.

COMMENT RÉGLER LES DETTES ?

1. Une dette ne peut être payée que si son règlement a été AUTORISÉ.
Cette autorisation de payement est inscrite en utilisant le module ACHATS (option "AUTORISATION DE PAIEMENT").

2. Le payement est effectuée en plusieurs étapes

a) procéder à la validation COMPTABLE (module ACHATS) des factures que vous voulez payer;

b) enregistrer un décaissement en utilisant le module TRÉSORERIE. Choisir l'option DÉCAISSEMENT | RÈGLEMENT fournisseur) en prenant bien soin de fixer au préalable le journal des décaissements à "MANDATS A PAYER"

c) Valider le décaissement

d) Dans le module BUDGET procéder au MANDATEMENT du décaissement enregistré dans le module TRÉSORERIE (imprimer le mandat, si utile)

e) A la réception de l'avis de règlement par le TRÉSORIER, enregistrer le PAIEMENT du mandat.

2016-05-26 14:52:38

Reponse : L'"État des dettes", accessible dans le module ACHATS sous l'intitulé "Balance fournisseurs", est maintenant aussi disponible dans le module BUDGET (option "État des dettes").

Cette version ventile les dettes selon les budgets (précédent, courant et "hors budget" - annexe 2 -). Elle offre donc l'avantage à l'ordonnateur de suivre l'évolution des dettes de l'établissement en fonction de son budget.

Pour chaque fournisseur, 6 colonnes existent :

1- dette totale
2- total des dettes liquidées dans le budget 2015 (exercice précédent, selon la date)
3- total des dettes liquidées dans le budget 2016 (exercice courant, selon la date)
4- total des dettes hors budget ("annexe 2')
5- total des dettes non liquidées

6- Une valeur dans la colonne 6 (=Écart : entre la colonne 1 et la somme des 4 autres colonnes '2,3,4,5') indique une anomalie (ligne en rouge).

Pour obtenir le détail des factures d'une colonne, il suffit de cliquer sur une cellule de cette colonne. Si la cellule correspond à une ligne d'un fournisseur, le système affiche les factures de ce fournisseur uniquement. Si vous cliquez sur le total de la colonne, le système affiche les factures de tous les fournisseurs à l'égard desquels vous avez une dette.

2016-05-30 18:04:12